Plantillas

Uno de los grandes problemas que se enfrentan muchos consultores cuando realizan una presentación es la utilización de una buena plantilla.

Todas las empresas de consultoría con un mínimo tamaño tienen definidas sus propias plantillas para los distintos escenarios posibles (proyección, impresión), pero muchas pequeñas empresas sobreviven con un modelo que preparó alguien con diez minutos libres y que es machacado constantemente.

La definición de la plantilla es un esfuerzo bien recompensado en el corto plazo, ya que nos permitirá trabajar mucho más rápido y presentaremos una imagen corporativa mucho más consolidada.

Qué características generales debería tener una plantilla.

1. Lo primero es darse cuenta que no es válida una única plantilla. Tenemos plantillas para imprimir, en las que debería cuidarse el ahorro de tinta con fondos blancos de escasos dibujos y ninguna marca de agua. También podemos definir plantillas para proyectar, en las que podemos incluir colores intensos, pero teniendo muy claro como se hacen los contrastes con los fondos y en especial, que el tipo de letra sea muy limpio (odio la comic sans) y el tamaño lo suficientemente grande para que sea leído sin problema por el auditorio (a partir de 14 puntos).
2. Logos. Existe una tendencia por parte de muchas compañías a poner su logo en cada una de las diapositivas. A mi personalmente me parece un poco paleto, sobretodo porque si la persona que está viendo la presentación se olvida del nombre de la compañía que lo está realizando, lo que menos me preocuparían serían las formas y debería revisar el contenido. Con uno al principio y uno al final en la página de agradecimiento y datos de contacto, más que suficiente.
3. Títulos. Los grandes olvidados. Para quien no lo sepa, PowerPoint tiene un sistema de títulos parecido al que utiliza Word para los formatos. Dale uso, ya que luego, a la hora de definir índices de contenido, es bastante más cómodo. Cuantas horas se han perdido renumerando secciones de una presentación o revisando no haber copiado en una diapositiva el título de otra.
4. Vertical y horizontal. En la plantilla, define diapositivas que funcionen en vertical. Te será de mucha utilidad si alguna vez presentas resultados para imprimibles.
5. Graba el fichero como plantilla. "guardar como..." Plantilla de powerpoint (en la versión que sea). Te permitirá abrir un documento limpio de texto cada vez que abras el fichero.

CURSO DE CONSULTORÍA EN SECTOR PÚBLICO

Como sabéis soy uno de los coordinadores del curso de consultoría en sector público que se organiza en el Colegio de Ciencias Políticas los últimos años. Este año organizamos por segunda vez una edición on-line para todos aquellos que por tiempo o por distancia no pueden acudir al presencial.

Fechas: Inicio 15 de diciembre de 2009, finalización 30 de junio de 2010.Total 300 horas. Modalidad e-learning. Seguimiento continuo y tutorías on-line.

Contenido del Curso:

• · Presentación de la consultoría en España
• · Aclarando conceptos
• · La consultoría. Algunos datos
• · La consultoría de Administraciones públicas
• · Retos de futuro
• · El consultor, habilidades y competencias
• · Algunas definiciones
• · Las competencias de un consultor
• · Presentaciones eficaces
• · Introducción
• · La comunicación y el mensaje
• · Reglas básicas para una comunicación eficaz
• · Fases para realizar una presentación eficaz
• · El mercado laboral en España
• · El mapa generacional
• · El mercado de la consultoría
• · Las nuevas generaciones
• · La consultoría, ¿qué se demanda?
• · Reflexiones y conclusiones finales
• · Orientación y Servicio al Cliente
• · Gestión y Desarrollo de Equipos
• · Orientación y Servicio al Cliente
• · El Ciclo de Venta en Consultoría
• · Las AA.PP en España
• · La Constitución y el reparto competencial en España
• · Las Subvenciones Públicas
• · La lógica de la técnica y la lógica de la política en las Administraciones Públicas
• · Planificación Estratégica
• · La Simplificación administrativa como ámbito de negocio
• · Aplicaciones informáticas. Diagramación Rediseño de procesos.
• · La Gestión de proyectos en consultoría
• · Formulación presupuestaria en el sector público
• · La Gestión de la Calidad en el Sector Público
• · Soluciones Informáticas para AA.PP.
• · WEB 2.0. La sociedad de la conversación
• · Soluciones de Administración Electrónica para las Entidades Locales
• · Software Libre en la Administración Pública

Más información:

Esta subvencionado para los trabajadores de PYMES -empresas con menos de 200 trabajadores-.

Teléfono 915473480, ext. 3 mail: consultoria@colpolsoc.org FAX: 915597944

Presentaciones. Clasificación en función del contenido

Los consultores aplicamos nuestro conocimiento de varias formas, pero al final todos nos vemos obligados a presentar nuestro trabajo al cliente para que entienda el trabajo que hemos desarrollado y valore el esfuerzo de la manera adecuada.
Las presentaciones son una de las herramientas más eficaces para apoyar nuestro discurso, pero no deben ser el elemento sobre el que se sostenga, ya que uno de los grandes pecados de los consultores es perder mucho tiempo en cómo decimos las cosas y bastante poco en lo que tenemos que decir.
Siempre hago una tipología de presentación en función del objeto de la misma y a partir de ahí, fabrico el discurso y diseño las diapositivas de la misma manera para que me resulte más familiar en el momento de la presentación.

1. Presentaciones comerciales.
2. Presentaciones para la presentación de resultados.
   
3. Presentaciones de apoyo al discurso.

• Presentaciones comerciales.
  

Son presentaciones que deben tener un alto contenido de impacto. Aquí la precisión de los datos no es tan importante como llamar la atención sobre el servicio o producto presentado.
Normalmente las primeras diapositivas son de situación de la empresa, el bloque principal el desarrollo del producto o servicio y el cierre, referencias.
Los momentos iniciales de la presentación son fundamentales para captar la atención del cliente y unas cuantas diapositivas cerrando con una buena conclusión sobre el producto es lo que debería de terminar de rematar la jugada.
Errores que normalmente cometemos: Muchas diapositivas para presentar la empresa y muchas referencias en los casos de servicios ya consolidados en nuestra compañía.

• Presentaciones para la presentación de resultados.

Aquí la precisión en los datos es el elemento principal. Uno de los elementos que puede tirar un trabajo de meses es que el cliente vea alguna incorrección en los datos presentados, ya que se pone en tela de juicio el resto de datos de manera inmediata.
Se debe adaptar el nivel y el modelo de explicación al público hacia el que va orientado. Recordemos que nuestros interlocutores son los que van a validar el trabajo realizado.
Cuanto más sencilla, más fácil de seguir. Recursos visuales con checks, llamadas de atención con semáforos, barras de progreso. El trabajo principal es saber qué ideas te interesan que el cliente se lleve en la cabeza.
Errores principales: inundar al cliente con cientos de cifras, poner demasiadas tablas y explicarle todos los resultados de una manera tan pormenorizada que los clientes se pierdan en discusiones sobre precisiones.

• Presentaciones de apoyo al discurso.

Estas son las más interesantes, puesto que fue el objetivo inicial para el que se comenzaron a utilizar recursos gráficos en las reuniones.
Se caracterizan porque no tienen un hilo argumental claro, sino que son un conjunto de diapositivas que apoyan argumentos que se están dando.
Cuando se tiene el argumentario bien preparado, se van hilando ideas y en determinados momentos, pasas un par de diapositivas que sabes cuando deben lanzarse para añadir fuerza, pero la parte fundamental está en la argumentación y no te guías por las diapositivas.
Errores más comunes: que no tengan el efecto deseado en el auditorio -para lo cual, es mejor hacer pruebas antes con terceros que las vean-. Que rompan el ritmo del discurso.

Nueva estructura del Blog

Tras años de existencia y medio abandonado, he decidido recuperar el proyecto de "para consultores".
Siempre me ha parecido un experimento interesante que, en una profesión con un alto grado de individualismo, existan espacios en los que consultores de distintas empresa compartan conocimientos y experiencias tal y como se hacen en los proyectos cuando se trabaja codo con codo.
Esta vez he propuesto hacer series temáticas de tres o cuatro post al mes para generar una estructura racional.
Voy a comenzar con las presentaciones como uno de los elementos de trabajo fundamentales que utilizamos para presentar nuestro trabajo.