lunes, 29 de marzo de 2010

Mapas mentales II

A petición de uno de los lectores, voy a profundizar un poco en la explicación de los mapas mentales y el software que os recomendé.
Como resumía en el artículo anterior, este software permite montar un esquema sobre el que desarrollamos un proyecto, sea del tipo que sea. He encontrado un ejemplo en el que se utiliza para desarrollar los capítulos de un libro que estamos escribiendo:


No se ve muy bien y está en inglés, pero se puede apreciar como la persona que ha hecho el esquema ha dividido en múltiples ramas los capítulos, ha hecho una sección para los distintos personajes y ha creado distinas ramas para cada una de las tramas de la novela.
Esto permite escribir un libro sin desviarse de la idea originaria a lo largo de las páginas.
Otra de las aplicaciones es resumir en pocas palabras algo complejo. Os he traido un resumen de un libro completo que habla del famoso sistema de los seis sombreros para abordar problematicas de gestión en las empresas.


Cada globo especifica uno de los "sombreros" y sintetiza un libro bastante denso.
Espero que con estos ejemplos os sirva para impulsaros a "esquematizar" el mundo.
Pequeños trucos para el freemind:
- La tecla insert inserta una rama "hijo" dependiente de la anterior.
- La tecla enter inserta una rama "hermana" de la última idea.
- Pulsando la tecla ctrl + Flecha de subir o bajar. Sube o baja en una rama la idea seleccionada.

sábado, 27 de marzo de 2010

Mapas mentales


Durante mi época de estudiante me encantaba realizar esquemas. Me tiraba horas simplificando grandes volúmenes de información en escuetas líneas.
Cuando comencé en consultoría, una de las primeras cosas que te das cuenta es que comienzas a manejar grandes volúmenes de información y que en muchos casos, hasta el ordenador se termina transformando en una especie de cajón desastre llenos de ficheros sin relación.
Una de las herramientas de software que más me gusta son aquellas que permiten realizar mapas mentales, que al final es una forma de realizar esquemas en el ordenador de forma rápida, eficaz y sobretodo modular (no se acaba la hoja de papel).
Los mapas en consultoría tienen dos ventajas claramente identificables:
- Te permiten concentrarte en un problema y realizar un rápido análisis de todas las variables que le influyen.
- Es un sistema de ordenación perfecto. En mi caso, le doy la misma potencia que las etiquetas. Una de las cosas que más uso es la posibilidad de enlazar (establecer links) entre elementos del mapa y ficheros, textos o webs relacionados con un tema.
Hay muchas herramientas en software propietario y la gama de precios de licencia es bastante ámplia (y no siempre en relación con las prestaciones), pero si queréis una que es muy potente y multiplataforma en software libre, ahí va: Freemind
Os recomiendo que hagáis un par de mapas sobre conceptos sencillos y comencéis a explorar agrupar elementos, meter iconos de checklist, priorizar, etc. Podréis comprobar la potencia que tiene.

lunes, 22 de marzo de 2010

Planificador de tareas


Recurrir al apoyo de herramientas de planificación para gestionar los proyectos se ha vuelto una práctica muy habitual y poco a poco sustituyen a los excel y a las planificaciones realizadas a mano (o a ojo).
Como alternativa al software de gestión que tiene Microsoft podemos contar con una alternativa en software libre y multiplataforma (para su uso en Windows, Linux y Mac) que se llama planner.
Este software se puede usar en cualquier proyecto sin problemas con las licencias. Por otra parte, tiene dos puntos fuertes; es una replica bastante buena de Project y genera un informe en .html que se puede presentar en cualquier parte.
Si ya habéis usado software de gestión de proyectos, os invito a que lo bajéis y veáis las distintas posibilidades. Si nunca habéis manejado una herramienta, os dejo un pequeño tutorial que escribí para mis clases con el fin de ir explicando paso a paso la aplicación. Espero que os sirva para crear el primer proyecto:
1 Definición de calendario
• Editar los tipos de día.
• Entrar en la sección managed calendar. Crear un calendario derivado.
o Definir el working time.
o Definir el default week.
o Meter festivos personalizados
2 Editar propiedades del proyecto.
• Completar las propiedades generales.
• Añadir algunas propiedades personalizadas.
3 Meter los recursos del proyecto.
• Definir algún grupo.
• Meter los recursos: personas y maquinaria.
4 Meter las tareas.
• Pestaña general.
• Relacionar los recursos (maquinas y personas).
• Crear tareas y subtareas.
5 Ver los distintos reportes; ocupación, costes, etc. En especial, la opción exportar/en fichero .html

martes, 9 de marzo de 2010

La gestión de proyectos para el consultor Sr.


Uno de los grandes obstáculos para los consultores Sr. es su cargo intermedio en la compañía. Como aún consultores, su objetivo principal es el delivery o la entrega del servicio lo mejor posible dentro de la triple restricción (costes, tiempo, calidad). Como Sr. deben asumir la gestión del equipo de proyecto. Como futuros managers/ gerentes, deben asumir tareas en la gestión del proyecto.

El hecho es que los Sr. en casi todas las compañías prestan especial atención a los dos primeros puntos, es decir, al delivery y a la gestión de equipos, mientras que suelen adolecer en el tercero, que es el que va a consolidar su siguiente escalón en la empresa.

En aquellos casos que se tiene la oportunidad (depende mucho de la cultura empresarial y del gerente del que uno depende) cuando le permiten al Sr. asumir una gran carga de gestión, debería implicarse en la tarea como entrenamiento para sus futuras funciones. Esto supone una implicación de mayor nivel y en especial, echar horas, ya que mientras en un proyecto normal y gracias a su experiencia y las metodologías de ejecución del proyecto, el delivery suele estar asegurado, la gestión nunca lo está.

Sin lanzar grandes consignas y bajo mi experiencia, hay una serie de puntos que deben ser observados con especial atención.

  • No dejar el ajuste de las cuentas para las fechas de cierre. Suena repetitivo, pero siempre hay problemas de última hora, en especial, cuando se meten los resultados en los sistemas de la empresa.

  • Mantener siempre la vista en la línea base de costes. Si se hizo una previsión, observar la evolución respecto a la misma.

  • Realizar un análisis con perspectiva de todo el proyecto todos los meses. Al contrario que el departamento de contabilidad, en nuestra gestión no es válido cerrar un mes y olvidarnos de él. Debemos situar los indicadores de gestión adecuados para que nos salten las alarmas (otro día os subo unas cuantas propuestas de indicadores de gestión bastante sencillos y útiles).

  • Siempre sentarse con el gerente del proyecto para revisar los resultados. Que tengamos la oportunidad no quiere decir que la responsabilidad del proyecto sea nuestra, pero debemos estar alineados con los objetivos de la unidad de negocio, de la dirección y de la compañía; para ello, el gerente tiene mucha más información que el Sr.