miércoles, 28 de abril de 2010

Servicios que nos hacen la vida fácil

Cuando se comienzan a tener unos añitos en consultoría, es lógico que el típico consultor de mente inquieta comience a realizar algunos "bolos" en paralelo a su trabajo principal. Normalmente, estos "bolos" no chocan con los acuerdos de exclusividad de la empresa y suelen estar vinculados a la formación (charlas, cursos, manuales, etc).
Hoy os voy a presentar un servicio público del Ayuntamiento de Madrid que es un gran desconocido, pero que os puede ayudar a gestionar estos pequeños trabajillos.
Madrid on rails es un organismo vinculado a las tecnologías y que ofrece en su página una serie de aplicaciones vinculadas al "cloud computing" entre las cuales destaca un programa de facturación que utilizo para generar facturas de forma cómoda y tenerlas disponibles en todo momento.
Otra de las aplicaciones que destaca es una que permite el despliegue y seguimiento de planes estratégicos para compañías relativamente grandes (yo lo he utilizado para probarlo un poco y es muy intuitivo, especialmente si has diseñado algún cuadro de mandos y entiendes los conceptos básicos, aunque para mi gusto, implica demasiada gestión manual).
También tiene aplicaciones para la gestión de previsiones de venta, gastos e incluso una para realizar listas.
Sólo implica registrarse una vez por aplicación utilizada y a partir de ahí, su uso es libre.
En enlace de estas aplicaciones se encuentra aquí

martes, 27 de abril de 2010

Post-extra de martes. Para ser más eficientes.

Y como post simpático de la semana, he descubierto vía microsiervos el invento de la semana.
Si en el anterior post os hablaba de cómo realizar una medición objetiva de tus progresos en las negociaciones, aquí podéis ver de manera objetiva el coste de vuestras reuniones.
Es un reloj que permite introducir el coste medio de empleado que asiste a la reunión, el número de empleados que asisten y da el coste de la reunión en unidades monetarias.
Por si lo quereis comprar aquí os dejo el enlace
Muy bizarro, pero ingenioso.
Saludos.

Sobre los procesos de negociación

A partir de consultor Sr. en las compañías normalmente uno comienza a tener ciertos espacios para iniciar procesos de negociación con los clientes. Al comienzo tu capacidad de negociación está completamente centrada en el “delivery” y poco a poco va aumentando a los temas financieros (hasta llegar a socio, que por supuesto, tiene la máxima capacidad de negociación con el permiso del resto de sus compañeros).


Cuando comienzas con esto, si te tomas las cosas medianamente en serio y especialmente por no meter la pata, te tragas todo tipo de sistemas de negociación escritos por los más variopintos autores de culto, principalmente norteamericanos. Si no te haces un seguidor de alguna de las metodologías, rápidamente llegas al mínimo común denominador entre todos ellos:

- En las negociaciones, el mejor escenario posible es el que todos los interlocutores ganan.

- Hay que ir con las reuniones preparadas y las ideas claras.

- La negociación es un proceso, no un punto de decisión donde se gana o se pierde todo.

- Nunca respondas al momento. No hay nada que no pueda esperar un proceso de reflexión –da la excusa que quieras, eso lo dejo a tu plena elección-.

Bajo estas premisas, y en uno de esos fantásticos sistemas, aprendí una dinámica que permite la mejora continua en tus procesos de negociación y que he realizado durante años.

1. Durante la preparación de la reunión, te planteas distintos escenarios de los que entresacas objetivos tuyos y objetivos “posibles” de las otras partes; generalmente el cliente.

2. Valoras numéricamente los objetivos tuyos con números positivos en relación al impacto que tienen en tus intenciones y negativamente los objetivos “posibles” del resto de las partes (no es matemático, puedes entender que 30 puntos es conseguir una renovación del contrato en las mismas condiciones, mientras que una ampliación por una semana son 5 puntos).

3. Una vez que tienes una idea del punteo global, te propones obtener un número (realista) en el proceso de negociación. Si al final la renovación eran 30 puntos, pero no has conseguido una actualización de la tarifa en el contrato, le resta 10 puntos, aunque te permite consolidarte estratégicamente en el sector son 15 puntos más y así vas añadiendo objetivos, un buen número objetivo podrían ser 40 puntos.

4. A partir de este momento puedes priorizar tus puntos en la negociación, aquellos que has considerado con mayor valor y ver lo cerca que te has quedado al final del proceso de negociación de tus objetivos (o si los has rebasado).

Ventajas que tiene este método.

1. Te obliga a prepararte las reuniones. Creo que es la fundamental, ya que todos, antes o después, nos hemos metido en reuniones sin preparar por falta de tiempo y lo hemos pagado.

2. Te permite ver la negociación como un conjunto y no como un listado de ítems en los que hay apartados irrenunciables. Todos nos hemos visto obligados a flexibilizar posturas que en un principio veíamos como puntos fundamentales y al final…no pasa nada. Lo importante es que el conjunto sea positivo para nosotros y en la medida de lo posible, para la persona con la que negociamos.

3. Te permite aprender sobre anteriores procesos de negociación. Afinas las puntuaciones que das a los distintos criterios, si eres lo suficientemente minucioso y documentas en algo más que un post-it como hago yo, podrás ver una evolución a lo largo de las reuniones.

Inconvenientes que tiene este método.

1. Tienes que prepararte las reuniones. Se que antes lo he puesto como una ventaja, pero hay veces que en el mercado que nos movemos, no da tiempo a prepararlas y hay que entrar directamente.

2. Las tres primeras veces que lo haces piensas que esto tiene muy poco valor, porque dentro de nuestra cultura mediterránea, pensamos que los métodos a la americana están muy bien para ellos, pero que es mejor la intuición. Luego descubres que no es así.

jueves, 22 de abril de 2010

El objetivo de la consultoría o ¿a qué nos dedicamos?


Últimamente -debe ser la edad- estoy leyendo bastante sobre qué es ser consultor y dónde debemos encuadrarnos.
En palabras de Urwick "el único trabajo que realmente merece la pena realizar como consultor es el que instruye, el que enseña a los clientes y a su personal a administrar mejor sus negocios".
El consultor tradicional como catalizador es la misión fundamental. El resto de servicios relacionados con la consultoría pueden ser muchas cosas, pero no es consultoría (y esta frase es completamente neutra, ya que son nichos de facturación y además lo digo por experiencia personal ya que yo opté por este tipo de proyectos).
Carlos Abadía en su libro "soy consultor (con perdón)", empresa activa 2008, tiene una fantástica reflexión sobre a qué nos dedicamos en el primer capítulo de su libro; la lección más importante es que, como consultores, por muy fácil que parezca, nunca llegamos a conocer el negocio del cliente como el propio cliente. Por tanto, no debemos competir en conocimientos con éste, sino actuar de facilitadores aportando metodología, rigurosidad y sobretodo confianza.
Considero que con este par de ideas fuerza, podemos enfrentarnos a los proyectos de una manera mucho más clara.

martes, 20 de abril de 2010

Reflexión sobre la ofimática y un regalo para aumentar la productividad.

Hoy toca centrarse en nuestro día a día con frases sentenciosas.
  • En negativo:
Si utilizas el Powerpoint para redactar, el Word para dibujar, el Excel como base de datos o el Access como gestor del conocimiento, atente a las consecuencia.
  • En positivo;
Si utilizas el Powerpoint cuando tienes una idea que presentar,el Word cuando tienes algo que explicar, el Excel cuando tienes algo que calcular y la intranet de tu compañía cuando hay algo que compatir, incrementarás tu productividad.

Y para aquellos que acumuláis cientos de iconos en vuestro escritorio, un regalo para ordenar vuestro trabajo. Este fondo de pantalla que divide el monitor en áreas; para los que no llevéis muy bien el inglés, una breve explicación
  • New unsorted/ download: Sin clasificar / recién descargado.
  • Current work/ project files; Trabajo actual / archivos de proyecto.
  • Archive queue; En espera de ser archivado.
  • Permanent items: Los iconos que siempre deben estar en el escritorio; accesos de los programas más utilizados, accesos directos a servidores, etc.
  • Miscelaneous: Lo que no cuadra en ninguno de los anteriores.
La utilización es bastante intuitiva, el fichero que está en el escritorio pasa por un proceso de izquierda a derecha de tu pantalla según vamos trabajando con él hasta que lo archivamos o lo dejamos de manera permanente en el escritorio.

viernes, 16 de abril de 2010

La Estrategia de Granada y la Agenda Digital Europea 2010-2015

El 19 de abril de 2010 tendrá lugar en Granada la Reunión de Ministros de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Unión Europea para establecer un debate sobre las orientaciones políticas de la “Agenda Digital Europea 2010-2015”, así como el lanzamiento de una declaración titulada "Por una Europa digital: la Estrategia de Granada".
La llamada “Estrategia de Granada” pretende ser la base sobre la que se sustente el nuevo Plan Estratégico Europeo para el impulso de la Sociedad de la Información, sucediendo a los anteriores llamados “e-Europe 2005 Una Sociedad de la Información para todos” e “i2010: La sociedad de la información y los medios de comunicación al servicio del crecimiento y el empleo”.
El nuevo Plan Estratégico podrá condicionar las grandes líneas de actuación estatales, como el Plan Avanza, tal y como los anteriores dieron lugar a los planes Info XXI o España.es.
Os invito a que busquéis un reciente enfoque del Parlamento Europeo sobre este tema denominado “La Espiral Virtuosa 2015.eu”.

jueves, 15 de abril de 2010

Gestión de expectativas.

Hace unos años, la AEC (Asociación Española de Empresas Consultoras) sacó una de las publicaciones que me ha parecido más útil y clara sobre el mercado de la consultoría en España; el Libro Blanco de la Consultoría . El punto sobre el que se insistía con más fuerza era el problema que había tradicionalmente con la gestión de las expectativas de los clientes.
Para explicarlo de manera muy sencilla, los clientes esperan que unos trabajadores a 140 euros/hora hagan milagros, mientras que las empresas consultoras (no cuando están haciendo servicios, sino cuando están haciendo consultoría) se ven obligadas a prometer estos milagros en las ofertas para ser la empresa seleccionada.
Esto genera una carrera sin sentido que muchas veces termina en los denominados “proyectos marrones” en los que nadie gana y todo el mundo que está implicado –incluyendo los clientes- sufre bastante.
Ciertas malas prácticas que identifican en el libro blanco y con las que estoy plenamente alineado son las siguientes:
- Definir de manera ambigua, inadecuada o incompleta la oferta. A ver si os suena la frase a los consultores más experimentados “tú no te preocupes, que luego lo negociamos”.
- Generar necesidades que no existen en la organización.
- Intentar vender servicios “de moda”.
Ante estos casos, el Libro Blanco da algunas buenas recetas que dejo a vuestra lectura. Dos con las que estoy plenamente de acuerdo son:
- Orientar la oferta y demanda al cumplimiento de planes estratégicos o de sistemas.
- Potenciar la participación de especialistas en el proceso de identificación y definición de las necesidades del cliente.
De mi cosecha, y añado otras dos:
- Transparencia plena con el cliente. Lo que buscamos es la confianza y ésta es muy frágil.
- No comprometer nada que no podamos realizar (y no digo que esto lo hagamos de manera intencionada, muchas veces lo hacemos por desconocimiento del área de conocimiento en la que tenemos que trabajar).

martes, 13 de abril de 2010

Partes básicas de una oferta.


Como recordatorio a todos los lectores, aunque la mayor parte de vosotros podría recitar esto de memoria, voy a proponeros un conjunto de apartados imprescindibles para redactar una oferta.
1- Portada.
Estándar en cada empresa. Mi recomendación siempre; lo más sencilla posible y con los mínimos datos.
2- Carta de presentación.
Estándar en cada empresa. Normalmente atiende a una presentación genérica por el máximo responsable de la oferta.
3- Índice.
A modo de recordatorio, recuerdo las herramientas tan magnificas que existen como la “tabla de contenido” para realizarlos sin complicaciones y actualizando.
4- Introducción.
Datos de contacto, breve recorrido por la propuesta, situación actual, entendimiento del problema….
5- Objeto y alcance.
Definirlo con claridad.
6- Metodología.
Si aplica y se tiene.
7- Descripción de la solución y plan de trabajo.
El punto más relevante y sobre el que hay que focalizar los esfuerzos técnicos para resolver la oferta de la mejor manera posible (el otro punto fundamental es el precio).
8- Mejoras.
Sólo si aplica y yo recomiendo encarecidamente no meter por sistema. Si son convenientes y nos aportan una ventaja competitiva respecto al resto de ofertas y especialmente, si consideramos que dentro de los costes del proyecto, las vamos a cumplir con toda honradez.
9- Anexos.
Referencias, certificaciones de calidad, historia de la compañía, etc.
A esto hay que añadir como apartados fundamentales la oferta económica, sólo para sector privado, ya que para concursos con la Administración Pública, esto se incluye en un “sobre” aparte. También el resumen ejecutivo en el que entraremos algún día.
Todo esto es útil siempre que en las condiciones que impone el cliente (en Admon. Púlica básicamente el pliego de prescripciones técnicas) no impone propia estructura.

martes, 6 de abril de 2010

Recomendaciones generales de las propuestas.

Continuando con el post anterior, os propongo algunas ideas que he ido aprendiendo de compañeros, jefes y clientes en los últimos años sobre el formato y contenido de las propuestas. Hoy toca intentar romper una serie de ideas preconcebidas que se repiten propuesta tras propuesta y que hacen perder valor a los consultores:
Por volumen:
Rompiendo mitos: no hace falta propuestas de 500 hojas.
Nadie se las lee. He hablado con varios técnicos de contratación sobre este tema y cuando se enfrentan a una propuesta de grandes dimensiones, la revisan como si estuvieran leyendo el "Hola" en una peluquería. Las propuestas deberían ser 20 hojas en las que no exista ni una sola línea copiada de anteriores propuestas (bueno, esto más o menos).
Por formato:
Rompiendo mitos: Los consultores nos deberíamos quitar la dependencia del Power Point.
Lo utilizamos para todo y hay veces que debemos entender que estamos utilizando una batidora para cambiar una rueda de coche. Si la propuesta es fundamentalmente texto y tablas, hay herramientas más apropiadas para la redacción.
Por contenido:
Rompiendo mitos: Los diagramas que pensamos que dan la idea clave al cliente son una falacia.
Muchas veces, aunque nosotros veamos que un diagrama está clarísimo, puede que sin una explicación detrás, al cliente no le diga nada, por tanto, si lo vamos a poner en una propuesta que el cliente se leerá en la soledad de su oficina, os recomiendo que vuestras ideas claves las expliquéis muy bien sin dejarlo a la interpretación de un gráfico.
Rompiendo mitos: Extendernos en la "situación actual" o en "nuestro entendimiento del problema" es una pérdida de tiempo.
El cliente ya sabe cuál es su situación y problema. La oferta no es el ámbito donde generas empatía con el cliente. Copiar páginas y páginas de información que hemos encontrado en internet sobre la situación del cliente o su organización no le aporta valor, perdemos tiempo y se lo van a saltar. La clave es dejar ver en la solución que hemos entendido su problema.
Iremos entrando más en profundidad en las propuestas. Por favor, si este post ha sido de vuestro interés, marcadlo para que profundicemos en el tema.

domingo, 4 de abril de 2010

Sobre las propuestas.


En los próximos días iré publicando una serie de post sobre las propuestas comerciales. Voy a comentar una serie de "trucos" que he aprendido con los años realizando propuestas para sector público y que son perfectamente discutibles, ya que hay bastantes consultores que tienen a realizar exactamente lo contrario.
Muchos de ellos son perfectamente reutilizables para cualquier otra industria, pero como iremos viendo, las propuestas para las Administraciones, específicamente, las españolas, tienen ciertas peculiaridades que terminan influyendo en el resultado final. Algunas de éstas son;
- El ámbito normativo influye en los objetivos, contenidos y formas de las propuestas.
- Deben estar orientadas para un público de técnicos que están "acostumbrados" a ver propuestas.
- Las propuestas deben estar alineadas con los requisitos que impone el cliente; ya sea verbalmente o por escrito con mucha mayor profundidad que para el sector privado. Mientras que con clientes privados se pueden llegar a acuerdos posteriores relativos al cumplimiento de las cláusulas, en sector público hay una fiscalización de terceros que dificulta estos acuerdos e impone el cumplimiento de la propuesta.
Espero que os interesen y para cualquier comentario, como siempre, el blog o mi correo javier.ruiz@elcarpataciodelconsultor.com