martes, 29 de junio de 2010

Organización y cierre del proyecto

Uno de los aspectos que los consultores que trabajamos en proyecto tendemos a olvidar y cuando nos damos cuenta no nos da tiempo es el de los cierres de proyecto.
La entrega de la documentación al cliente en el mismo soporte que hemos utilizado para el trabajo lleva en muchas ocasiones a incluir (y esto lo he visto en algunos proyectos) versiones borrador, trabajos mal realizados, pruebas y desorden.
Para la mayor parte de los consultores el proyecto está finalizado cuando se ha entregado la última factura y tenemos la certificación del cliente, pero ¿esto es verdad?.
El listado de puntos a tener en cuenta para considerarlo cerrado que os propongo es el siguiente:
- El cliente tiene la documentación definitiva en un soporte organizado que pueda leer. (Sin más ejemplos, yo hace tiempo entregué un CD con todo en Office 2007 y el cliente tenía de software corporativo 2003).
- El cierre administrativo lo realizamos nosotros. Fin de pago a proveedores, sin emisión de facturas pendientes, orden al departamento de administración, etc. Esto depende mucho de la empresa y su tamaño.
- Archivo de la información. Nuestro disco duro está muy bien, pero para compartir con los compañeros hay otros medios como áreas de conocimiento compartido en la intranet, servidores de carpetas de proyecto, etc. Preocupaos un poco y dejad la información en formato editable. Si dejáis la misma información que al cliente, puede que sirva de poco.

martes, 22 de junio de 2010

Sísifo en la consultoría.

Una de las historias que más me gustan de la literatura clásica es la de Sísifo y cómo su vida se asemeja a la de los consultores que se dedican a proyectos industriales sin poner un poquito de alma.
Sísifo era un tipo bastante ladino y poco querido que había llegado a ser rey y que por motivos egoístas, no tenía ningún tipo de reparos en robar y asesinar si era necesario para cumplir sus objetivos  (consultores, ¡echaos fama y tumbaos a dormir!).
Tuvo una vida bastante turbia y los dioses le castigaron subiendo una piedra hasta el pico de un monte. Dicha piedra, según Sísifo daba media vuelta, volvía a rodar hasta el pie de la montaña para que nuestro protagonista volviera a empujar hacia arriba y así por toda la eternidad, o en nuestro caso, hasta los 70 que es la nueva edad de jubilación.
Espero que todos aquellos que en estos momentos estén haciendo un proyecto repetitivo, aplicando la metodología estandar y sin aportar ningún otro valor que facturar, les traiga esta historía un poco de inspiración y piensen como disfrutar de su trabajo.

martes, 15 de junio de 2010

Libro blanco sobre la consultoría.

No es normal en mi poner post referidos a publicaciones de terceros, pero como llevo una semana complicada, creo que un poco de ética para el consultor no nos viene mal.
Esta semana os recomiendo un informe que ya tiene un par de años pero es plenamente vigente sobre las buenas prácticas en consultoría.
El libro blanco de la consultoría se impulsó desde la Asociación de Empresas de Consultoría con el fin de recomendar 6 u 8 ideas básicas que nos permitieran relanzar la fama en el sector.
La idea principal es que cuando trabajas en una empresa de servicios profesionales con un cliente, la filosofía de trabajo debe ser "ganar- ganar" y especialmente cumpliendo las expectativas del cliente, con lo cual, centran todo su análisis en la gestión de expectativas como uno de los principales factores de éxito en los proyectos.
Si estáis interesados, podéis descargar el libro de aquí.

jueves, 10 de junio de 2010

Sistematizar nuestras reuniones.

Hace relativamente poco tiempo he descubierto una aplicación que permite sistematizar la preparación de las reuniones de manera bastante buena. Se llama "argumentative" y permite hacer mapas mentales argumentativos.
Parte de establecer una premisa de partida y permite ir dando razones a favor y objeciones de manera sistemática. Dentro de cada razón u objeción podemos dar argumentos a favor de la misma.
Ya sabéis mi obsesión por sistematizar la forma de pensamiento -quizá porque a mi me resulta muy difícil y me busco trucos- y este sistema permite, partiendo de los objetivos de la reunión, integrar el discurso y crear escenarios de manera muy sencilla.
Por otra parte tiene un formato gráfico muy atractivo. Podéis verlo en la captura que incluyo.
Si queréis probar la aplicación, os la podéis descargar aquí. Es software libre y aún tiene bastantes detalles de uso que depurar (los botones de creación de nuevas razones arriba en la botonadura no funcionan, no lo intentéis, pero podéis crearlas en la parte derecha del panel), pero creo que la idea es realmente buena.
Es la versión avanzada y explotable de la lista de cosas a favor y cosas en contra, pero con la facilidad de una herramienta informática (se puede exportar a formato gráfico, se puede enviar por correo, se puede crear y borrar rápidamente las ideas, etc). Os propongo que os la bajéis y que toméis algún argumento de vuestra vida sobre el que tengáis que decidir para probarla. Os encantará.

martes, 8 de junio de 2010

La utilización de herramientas participativas.

De un tiempo a esta parte, no hay gran empresa que no tenga su perfil en facebook, su twiter y su web 2.0 con sus campañas correspondientes. Esto ha supuesto una verdadera revolución, pero corremos el riesgo que pasó con las webs normales; que al final todo el mundo tenía una y el 90% no aportaba ningún valor.
Cuando una empresa se propone iniciar la transformación en sus comunicaciones debería ser consciente de sus recursos y fuerzas para mantenerlo en el tiempo. Es una inversión de tiempo y dinero en la que los consultores podemos ayudar a optimizar los resultados, pero debe prolongarse con el fin que tenga algún éxito.
Las tres ventajas principales de comunicar de esta manera (a mi entender) son las siguientes:
- Al cliente no le mandas publicidad, le das información de su interés. Lo fidelizas de tal manera que está interesado en lo que le pasa a ti y a tu empresa (Apple es un gurú de esto).
- Abaratas los gastos en publicidad.
- Mejoras la interacción con los clientes.
Luego hay millones de razones más que podéis encontrar en la web, pero sobretodo, la idea es que si no te apuntas en este carro y te subes de la manera adecuada, estás fuera de él.
En la Administración Pública, todavía se está en pañales (opengoverment, opendata, etc). El principal problema es que su organización interna es contraria a la filosofía de la permeabilización que supone la inclusión de estas herramientas tecnológicas.
Primero tendremos que modificar la estrategia, luego la organización y las operaciones y por último, tocará las herramientas (como en todo ciclo de consultoría). Pero hasta que alguien no tome la decisión política de darle importancia y meterlo en la agenda pública, cualquier incursión de las herramientas colaborativas supondrá mucho esfuerzo y pocos resultados.

jueves, 3 de junio de 2010

Software libre en la consultoría

Como me toca clase el sábado -aprovecho y saludo a mis alumnos- hoy vamos a pegar un pequeño repaso de las ventajas e inconvenientes de la utilización del software libre en la consultoría.
Ventajas.
- Es una oportunidad de negocio para las pequeñas consultoras.
- Permite desarrollar de forma poco costosa soluciones de nicho.
- Facilita la formación de los técnicos con poco coste frente a plataformas como SAP o cualquier software que necesite algún tipo de acreditación.
- Permite personalizar las soluciones a los clientes.
Inconvenientes.
- Pocas grandes consultoras apuestan por este modelo de negocio.
- Las pocas que lo entienden, en bastantes casos infringen las licencias que conllevan.
- Algunas empresas directamente le cambian la licencia.
Os recomiendo que veáis algunas soluciones que pueden ser fácilmente implantadas en los proyectos y que sin coste para el cliente, os facilitarán la ejecución.
Otro día comento alguna aplicación.....

martes, 1 de junio de 2010

Gestión de correos.

Uno de las tareas que más tiempo consumen a los consultores y a los gestores de proyectos es la gestión del correo electrónico. Donde hace 10 años no paraba de sonar el teléfono, todo ha pasado a un alud de correos que caen en una cascada que si no se gestiona con propiedad, pueden ahogar a cualquiera. Aquí van algunas propuestas de buenas prácticas.


1- No utilizar ni la blackberry ni el iphone ni ningún sistema de correo móvil. No hay nada que de peor imagen en una reunión que una persona respondiendo correos desde un móvil. Si es el cliente, malo, si es el consultor, mucho peor.

2- Reserva un tiempo a los correos. Échale media hora a medio día y media hora al final del día. Con eso, aunque no te lo creas, es suficiente.

3- En la línea de lo anterior, prioriza los correos en función del asunto y no quien te lo manda.

4- Si es realmente urgente, te llamarán.

5- Si te dicen que era realmente urgente y te lo mandaron por correo, culpa tuya por no haber dejado claro tu sistema de trabajo.

Yo las intento llevar a cabo y no funciona mal.