martes, 31 de agosto de 2010

Las estrategias de facturación en los proyectos.

Normalmente en el Cartapacio cuando hablamos de gestión de proyecto, nos centramos en la ejecución de los mismos, dejando aparte las tareas puramente administrativas también realizan los gerentes y jefes de proyecto. Una de éstas es el diseño y acuerdo con el cliente de un plan de facturación que asegure la provisión de ingresos de manera "esperada" y permita una planificación y rendir cuentas a tus mayores.
Un buen plan de facturación acordado con el cliente y que se va cumpliendo es sinónimo de un buen proyecto, más allá de la propia ejecución de las actividades.
Cuando hablo de plan de facturación, me refiero a aquellos proyectos en los que hay más de una factura y que no se factura todo a la entrega del proyecto sino que existen una serie de pagos parciales que permiten mantener la rentabilidad.
A lo largo de mi carrera he visto distintas estrategias en el diseño de los planes de facturación, algunas más beneficiosas para el cliente, algunas más beneficiosas para la empresa e incluso algunas más beneficiosas para la gestión del proyecto. Si os parece, vamos a revisar algunas.
  1. Facturación por hitos. Esta suele ser una de las preferidas por los clientes y que los consultores tememos, especialmente cuando no se han acordado y especificado claramente los hitos y están vinculados al cumplimiento de objetivos interpretables. Suelen ir aparejados a los proyectos de consultoría más pura y de corta duración. Para el equipo de proyecto suele representar más de una jornada maratoniana para cumplir los objetivos acordados con el gerente y con el cliente.
  2. Facturación lineal. Ideal para proyectos de larga duración y tareas repetitivas. Normalmente se utiliza el concepto de horas imputadas para la justificación de las facturas. Tiene una ventaja, que son más fáciles de gestionar para el jefe de proyecto y/o el gerente y una desventaja, que si tienes una cartera de proyectos en ejecución, no puedes repercutir horas ni gastos en ese proyecto, ya que cae la rentabilidad esperada en picado.
  3. Facturación por incurrido. Es una mezcla de las dos anteriores. Al final utilizas las horas como base para la facturación, pero ajustándolas al cumplimiento de hitos definidos. Tiene la ventaja de permitir la flexibilidad de la facturación por hitos (posibilidad de "jugar" con la imputación de horas entre proyectos, de aumentar la rentabilidad en un mes, etc), pero la desventaja de que es necesario una definición muy clara de los trabajos para no caer en una discusión con el cliente a la hora de la imputación de horas por hito.

Pero lo mejor de la facturación, es el cobro, aunque eso, normalmente en gestión de proyecto nos da igual (ya que lo suele realizar la parte de soporte de nuestra compañía y solemos perder visibilidad sobre el tema). Aunque esto es materia para otro post.

jueves, 26 de agosto de 2010

Cuanto más estudio las organizaciones, más quiero a mi perro.

Muchas veces he comentado que me encanta la consultoría operativa, aquella que se centra en cómo funciona la organización y los procesos que hacen que se mueva. Leo sobre las nuevas tendencias, veo las nuevas herramientas, sigo los blogs de la gente que tiene algo que decir en este tema, etc.
Últimamente estoy cambiando radicalmente de paradigma -debe ser la edad-. Mientras las organizaciones se rompen la cabeza montando un sistema de procesos que sea lo más eficaz posible y pase por encima de sus actores, yo estoy volviendo a las teorías en las que el capital humano resulta imprescindible para la realización de los trabajos por encima de la estructura.
En todas las organizaciones en las que he trabajado, he podido observar cómo por encima de la estructura, destacan un número de personas, normalmente reducido, que suelen llamarse "apagafuegos" o los "guardametas" y a los que los responsables de la organización acuden cada vez que hay algún problema, sea cual sea la naturaleza del mismo, porque tienen la confianza que se lo van a solucionar.
Estas personas, cuando son externos, suelen llamarse consultores, pero las propias organizaciones cuentan con personal que con el tiempo se ganan la etiqueta.
Durante los 90 y todo este principio de siglo, los consultores hemos trabajado para separar la persona del puesto de trabajo. Hemos intentado "limpiar" las organizaciones vendiendo la idea que con un buen sistema de procesos y un organigrama coherente podemos hacer que se cumplan los objetivos que los directivos de la organización han planificado. Esto es importante, pero llegado el momento de la verdad y cuando nos vemos obligados a tirar del carro, siempre recurrimos al mismo Séptimo de Caballería, que es el que levanta cualquier proyecto, porque además, sabemos que funciona.
Estoy leyendo sobre el tema, pero mi propuesta a muy alto nivel comienza a coger fuerza. Se basa en los siguientes principios.
1 Trabajar sobre la selección de personal en las organizaciones. Abandonar la búsqueda de la especialización para la selección de personas con otro tipo de capacidades, como la flexibilidad y la autonomía.
Esto implica una profunda transformación en el modelo de trabajo, volcando todos los esfuerzos a una mejor selección de personal y a su capacitación para el desempeño de las funciones (ya no vienen formados, nos encargamos nosotros).
2 Dejar los procesos en un segundo plano y para las tareas con menor valor. Igual que seleccionamos al personal con menos capacidades para hacer los trabajos con menos valor añadido, igual deberíamos hacer para el conjunto de actividades repetitivas, por supuesto, siempre que no sean nuestra actividad principal. Si nos dedicamos a hacer coches, nuestros procesos en la cadena de montaje son fundamentales, pero nuestro procesos relacionados con la logística, igual ya no son tan importantes, siempre que tengamos a un equipo muy preparado y motivado para el desempeño de su labor.
Tal y como veo por dónde voy, termino haciéndome un curso de coaching.

martes, 24 de agosto de 2010

El lenguaje en los documentos de consultoría.



Todos los consultores somos conscientes que el lenguaje en nuestro trabajo diario es una parte fundamental que debemos enriquecer. En este post no me voy a centrar en lo que se comunica -que da para escribir un par de libros- sino cómo se comunica.
Todos nosotros hemos estado en alguna presentación en la que, tras estar 45 minutos hablando el consultor, el cliente ha comentado lo interesante que era el tema y luego ha remarcado que faltaba una tilde o que había una falta ortográfica aquí o allí. Ahí se ha perdido confianza con el cliente. Alguien que no sepa escribir de manera correcta, no puede asesorar de manera eficaz.
Escribimos mucho y rápido. Intentamos centrarnos en las soluciones, pero muchas veces no cuidamos suficientemente las formas. Nos ocupamos si todas las figuras de la presentación están alineadas, pero no tenemos tiempo para pulsar f7 (en Office) y dar un repaso a todos los títulos de dichas figuras.
Y el problema más acuciante no es el junior que escribe incorrecciones (y algunas para echarse las manos a la cabeza). El senior que lo repasa y actúa como Atila editorial, muchas veces mete frases tan complejas y pomposas que hacen perder el sentido del párrafo.
Así que os propongo -y yo también trabajo en ello- una serie de ideas básicas para intentar mejorar este aspecto en nuestros documentos.
- Utilizar el corrector ortográfico de la herramienta que utilicemos. Para este punto, siempre debemos tener más claro que el corrector cómo se escribe la palabra, ya que estos no son precisos.
- Hacer una segunda lectura de nuestros documentos, incluyendo correos electrónicos.
- No utilizar párrafos de más de ocho líneas ni de menos de dos. Los primeros resultan farragosos y los segundos dan una imagen bastante pobre de tu capacidad de expresión. No quiere decir que no existan en alguna parte del documento, sólo que el texto no se articule de manera clara con este tipo de párrafo.
- Hacer un esfuerzo, todos los consultores y aquí me incluyo, para utilizar sólo palabras que existan en el diccionario. No hay entregables, hay productos. Las aplicaciones informáticas se implantan, no se implementan. Eliminemos de nuestros documentos "no aplica", si realmente no debe ir, no lo pongas y encima con una palabra que no existe e intentemos erradicar todos los anglicismos adaptados a nuestra pronunciación (zippear, partnetariado, ...).
- Por último, lee el documento hasta que no hagas ninguna corrección al mismo. Es un buen truco para depurar el estilo y pensar lo que quieres transmitir.

jueves, 19 de agosto de 2010

Por qué fracasan las implantaciones de software.

Tras bastantes años en este mundillo he llegado a una serie de conclusiones sobre los fracasos de las implantaciones de software en las empresas. Soy consciente que gente mucho más versada en el tema ha escrito cientos de libros sobre esto, pero siempre está bien leer un post sobre el tema y si quieres aportar tus experiencias.
El motivo principal por el que he visto fracasar todos los proyectos de software es porque todos los clientes consideran que tiene algún tipo de propiedad "mágica". Y me explico....
Muchos clientes consideran que el software les va a solucionar problemas de organización, gestión de sus clientes, les va a incrementar las ventas, va a sistematizar sus procesos, etc. Pues no. Eso se soluciona a la antigua, con perseverancia, trabajo, y sobretodo con un cambio de actitud -"Attitude makes the difference" ;-)-
El software puede acelerar estas mejoras, puede ayudar a la explotación de datos, puede ayudar a presentarte mejor ante tus clientes, pero no va a solucionar tus problemas, va a dar soporte a las soluciones. Si esto no lo tenemos claro, invertiremos mucho dinero en licencias y nuestro retorno a la inversión siempre será escaso (al menos dentro de nuestra valoración).

martes, 17 de agosto de 2010

La multitarea.

La Multitarea divide tu Atención, debilita tu Talento, desgasta tu Intensidad. Te empuja a la Ansiedad y el Estrés y termina por contagiarte Precipitación. Multitarea es sinónimo de trabajo a medias y vulgar. La mejor medicina para prevenirla es “Una sola cosa a la vez”.
Vía Think Wasabi.

Consultoría básica= documentos presentables.

Últimamente ando bastante sensibilizado con el tema de los documentos que presentamos para los clientes y lo difícil que es encontrar unas plantillas bien hechas que aguanten el paso de los proyectos.
Gran parte del problema viene de las herramientas que utilizamos en nuestro trabajo diario y otra buena parte de nuestro desconocimiento al utilizarlas.
Al final, todo se resume en que te tiras más tiempo trabajando el formato que dando valor al documento. PUES NO. Esto se acabo. Vamos a ver si comenzamos a montar plantillas que nos permitan centrarnos en lo que estamos escribiendo y no en si el tipo de letra es igual en todo el documento.
La mayor parte de nosotros ya tenemos en nuestra empresa plantillas, que en muchos casos se han hecho con muy buenas intenciones, pero están muy mal pensadas, ya sea porque los contenidos no se adaptan al proyecto, ya sea porque el formato hace que como se toque, tengas que estar arreglándola durante horas.
Ahí van unos cuantos consejos que deberían contemplar una buena plantilla.
1º Lo más modular posible. No todos los proyectos son iguales y debería poder borrarse apartados completos sin que existiera merma en el conjunto.
2º Poner en cada apartado lo que hay que rellenar. Nosotros somos muy listos, pero puede que generaciones próximas no. Nunca está de más poner una breve descripción y de paso, nos damos cuenta si teníamos que poner el apartado o podemos prescindir de él.
3º Lo más sencilla posible. Pocas tablas, pocas pijerías de viñetas especiales. Absolutamente prohibido tipos extraños que tengamos que instalar en nuestras impresoras, etc. (lo digo porque conozco cierta consultora internacional que compró una tipografía y era un verdadero infierno sacar documentos fuera de la oficina o de los ordenadores de la compañía).
4º Si trabajas con Office o Openoffice, guardalo en formato plantilla.  Parece que es una opción recóndita o nadie sabe como se usa. A todo el mundo que me quiera escuchar; hay un formato plantilla que permite trabajar una vez y sacar documentos en blanco. Se reconoce en el Word por llamarse .dot o .dotx o en Powerpoint por ser .pot o .potx....y así en todas las plantillas. Prefiero que los que no lo han usado nunca, se pongan a investigar y vais a descubrir rápidamente sus ventajas (la mayor parte de las empresas parece que no lo han descubierto).
Si las plantillas de vuestra empresa no cumplen con estos requisitos, igual es conveniente que planteéis cambiarlas.
A nivel de proyecto, otro par de consejillos:
- Procuro personalizar lo mínimo posible las plantillas en los clientes. Creo que con el logo en el documento es suficiente, aunque esto me lo pueden discutir.
- Procuro tirar de anteriores plantillas, no de documentos de proyecto anteriores. Estoy cansado de ver que se presentan documentos para el Ministerio de Interior con los membretes del Ministerio de Justicia.
- Procuro perder el mínimo tiempo posible en retocar plantillas. Te pagan por hacer otra cosa, sino hubieran cogido un auxiliar administrativo, que por cierto, igual lo hace mejor que tú.
A nivel de documento, tres cosas con las plantillas:
- Utiliza los títulos y los índices en el PowerPoint. Verás que gozada cuando se actualiza la información borrando diapositivas y no tienes que renumerar.
- Consolida unos títulos legibles y con el mismo estilo. Es un buen rato, pero quedan mucho mejor los documentos que con los que vienen por defecto.
- Al primero que use "times new roman" le fusilo. Mira que es un tipo feo.
- Todo el mundo tiene sus preferencias. Las mías Arial y Verdana.
- Sin dibujos ni viñetas extrañas. Ganarás en calidad de vida.
Espero que este post os ahorre tiempo.

miércoles, 11 de agosto de 2010

La importancia de un archivo eficiente.

Estamos en agosto, mes tradicionalmente de vacaciones. Para aquellos que cogieron las suyas en julio o esperan cogerlas en septiembre, un mes que no supone una gran tensión en el trabajo.
Os propongo que aprovechemos estas fechas para hacer algo que realmente quieres hacer durante todo el año y no te atreves.....ORDENAR TUS DOCUMENTOS EN EL DISCO DURO.
Se que hay cosas mucho más divertidas en el mundo y soy consciente que estaríais mejor en una terraza tomando una caña, pero siento comentaros que como también os pagan agosto, hay que rendir algo. Además, luego todo el año estáis pensando que os encantaría encontrar los documentos que buscáis en menos de  una hora.
Para ello, os propongo que mantengáis una estructura fija para vuestros documentos. Yo os pongo la estructura de directorios que utilizo y cada uno que lo adapte a sus necesidades (pero que siempre mantenga la misma, ya veréis como mejora notablemente la búsqueda de información).
/año
/propuestas
/proyecto
/00 documentación
/01 documentos del cliente
/02 documentación relacionada
/01 oferta
/02 gestión de proyecto
/03 ejecución
/01 presentaciones
/02 entregables
/03 actas
Espero que le podáis echar un rato y ya veréis el gusto que es encontrar ese documento que necesitabas en poco tiempo y sobretodo dónde esperabas que estuviera. Por cierto, para los menos disciplinados, os recomiendo google desktop, que cuenta con la misma tecnología que su hermano web, pero para tu máquina.

martes, 10 de agosto de 2010

Nuevas sorpresas en el blog.

Más que un post, esto es una noticia para todos. A partir de ahora, cada mes, además de los post que voy sacando y que son pequeñas pildoras que se leen en menos de dos minutos, voy a ir lanzando "papers" sobre aspectos que me interesa desarrollar en consultoría.
El primero saldrá a finales del mes de agosto y será "Gestión por procesos y BPM".

jueves, 5 de agosto de 2010

La tecnología en la consultoría II.

Como estoy viendo últimamente bastantes cosas relacionadas con software de gestión de proyecto, no quiero perder la oportunidad de ir comentando algunas que me han parecido bastante interesantes.
En este caso quiero hablar de Project.net, un software para la gestión colaborativa de proyectos vía web bastante potente y que actualmente estamos estudiando todo su potencial.
Esta herramienta es perfecta para organizaciones que están orientadas a proyectos. Permite establecer inicio y fin de los proyectos con un desglose de tareas y relacionarlo con los recursos.
Todo esto es lo típico que te permiten este tipo de herramientas, pero además, está integrados con un sistema de gestión de incidencias (muy básico) que permite registrar trabajos que nos solicitan en el momento.
También tiene un curioso sistema de publicaciones de los trabajos en un blog que monta por proyecto o permite también la publicación en un wiki, de manera que se pueden ir consultando los avances del proyecto de manera global.
En definitiva, es una herramienta que hace las delicias del "Project Manager" puro ya que le da una visión global de todos los proyectos, recursos y financiación de los proyectos, mientras puede exasperar a más de un miembro de la organización por la cantidad de tiempo que puede llevar la introducción de toda la información.
Si queréis jugar con ella un poco, os recomiendo que le echéis un vistazo en la página http://www.project.net/ (tiene una versión licenciada que puede ser interesante para las organizaciones que quieren implantar este tipo de herramienta de manera permanente para sus proyectos).

martes, 3 de agosto de 2010

¿Nos estamos pasando con la nube?

El otro día un compañero me pasó un enlace de una reciente noticia en la que comentan que Google ya tiene la acreditación para tratar datos institucionales en EE.UU, lo que en la práctica le permite vender su herramienta colaborativa de oficina (correo, mensajería, suite ofimática) a instituciones americanas.
Como siempre, lo que se remarca es el ahorro de costes económicos para las Administraciones Públicas que supone el uso de estas herramientas. Por parte de Google me parece un verdadero gol, pero lo que no entiendo es que está pensando la administración para permitir que se traten los datos públicos por empresas privadas.
Para todos aquellos que estén a punto de echarse las manos a la cabeza por lo que acabo de decir, quiero que hagan una reflexión. Mientras hasta el momento las instituciones permiten que se traten parcialmente los datos públicos y documentos por distintas empresas, el producto que ofrece Google puede llevar a una tendencia al monopolio de la información (un precio muy competitivo y una reducción drástica de costes, creo que el resultado puede ser blanco y en botella). Pero, ¿estaríamos contentos si los correos del Presidente del Gobierno pasaran por terceras manos?.
Creo que estos sistemas están muy bien pensados para empresas pequeñas, pero si no me puedo imaginar a IBM utilizando un servicio de correo electrónico de la competencia, ¿por qué tengo que imaginar una institución que maneja mis datos -y que además no puedo hacer nada por evitarlo- cediéndolos a un tercero para su almacen?.
Menuda broma, llevamos 10 años impulsando agencias de protección de datos para que ahora las instituciones guarden los datos en bases de terceros con la correspondiente posibilidad de tratamiento de los mismos.
Si queréis leer la noticia, la podéis encontrar aquí