El cartapacio del consultor: Consultoría básica= documentos presentables.

martes, 17 de agosto de 2010

Consultoría básica= documentos presentables.

Últimamente ando bastante sensibilizado con el tema de los documentos que presentamos para los clientes y lo difícil que es encontrar unas plantillas bien hechas que aguanten el paso de los proyectos.
Gran parte del problema viene de las herramientas que utilizamos en nuestro trabajo diario y otra buena parte de nuestro desconocimiento al utilizarlas.
Al final, todo se resume en que te tiras más tiempo trabajando el formato que dando valor al documento. PUES NO. Esto se acabo. Vamos a ver si comenzamos a montar plantillas que nos permitan centrarnos en lo que estamos escribiendo y no en si el tipo de letra es igual en todo el documento.
La mayor parte de nosotros ya tenemos en nuestra empresa plantillas, que en muchos casos se han hecho con muy buenas intenciones, pero están muy mal pensadas, ya sea porque los contenidos no se adaptan al proyecto, ya sea porque el formato hace que como se toque, tengas que estar arreglándola durante horas.
Ahí van unos cuantos consejos que deberían contemplar una buena plantilla.
1º Lo más modular posible. No todos los proyectos son iguales y debería poder borrarse apartados completos sin que existiera merma en el conjunto.
2º Poner en cada apartado lo que hay que rellenar. Nosotros somos muy listos, pero puede que generaciones próximas no. Nunca está de más poner una breve descripción y de paso, nos damos cuenta si teníamos que poner el apartado o podemos prescindir de él.
3º Lo más sencilla posible. Pocas tablas, pocas pijerías de viñetas especiales. Absolutamente prohibido tipos extraños que tengamos que instalar en nuestras impresoras, etc. (lo digo porque conozco cierta consultora internacional que compró una tipografía y era un verdadero infierno sacar documentos fuera de la oficina o de los ordenadores de la compañía).
4º Si trabajas con Office o Openoffice, guardalo en formato plantilla.  Parece que es una opción recóndita o nadie sabe como se usa. A todo el mundo que me quiera escuchar; hay un formato plantilla que permite trabajar una vez y sacar documentos en blanco. Se reconoce en el Word por llamarse .dot o .dotx o en Powerpoint por ser .pot o .potx....y así en todas las plantillas. Prefiero que los que no lo han usado nunca, se pongan a investigar y vais a descubrir rápidamente sus ventajas (la mayor parte de las empresas parece que no lo han descubierto).
Si las plantillas de vuestra empresa no cumplen con estos requisitos, igual es conveniente que planteéis cambiarlas.
A nivel de proyecto, otro par de consejillos:
- Procuro personalizar lo mínimo posible las plantillas en los clientes. Creo que con el logo en el documento es suficiente, aunque esto me lo pueden discutir.
- Procuro tirar de anteriores plantillas, no de documentos de proyecto anteriores. Estoy cansado de ver que se presentan documentos para el Ministerio de Interior con los membretes del Ministerio de Justicia.
- Procuro perder el mínimo tiempo posible en retocar plantillas. Te pagan por hacer otra cosa, sino hubieran cogido un auxiliar administrativo, que por cierto, igual lo hace mejor que tú.
A nivel de documento, tres cosas con las plantillas:
- Utiliza los títulos y los índices en el PowerPoint. Verás que gozada cuando se actualiza la información borrando diapositivas y no tienes que renumerar.
- Consolida unos títulos legibles y con el mismo estilo. Es un buen rato, pero quedan mucho mejor los documentos que con los que vienen por defecto.
- Al primero que use "times new roman" le fusilo. Mira que es un tipo feo.
- Todo el mundo tiene sus preferencias. Las mías Arial y Verdana.
- Sin dibujos ni viñetas extrañas. Ganarás en calidad de vida.
Espero que este post os ahorre tiempo.