jueves, 28 de octubre de 2010

Qué cualidades debería tener un gestor de proyectos

En mi compañía todos los años se revisan los objetivos de todo el personal por parte de tu mentor y el equipo que ha sido durante el año y será responsable el año siguiente (más o menos) de tu trabajo. Hace unos días, tuve el mío y revisamos todas las habilidades que tengo que perfeccionar/ obtener durante el año para que en mi próxima evaluación tenga una valoración positiva.
Pensando sobre este tema y a alto nivel (no creo que os interese mucho si tengo que aprender a evaluar ANS o mejorar mis capacidades de liderazgo) he preparado algunas ideas de lo que debería ser un gestor de proyecto. Os animo para que aportéis en los comentarios lo que opináis.
Cuáles deberían ser las habilidades de un jefe de proyecto. 
Depende bastante del tipo de proyecto al que se enfrenta, pero normalmente hay una serie de habilidades genéricas que son inherentes al puesto.
  • Tener un sentido de propiedad sobre el proyecto y ejercer el liderazgo. Cuando un proyecto fracasa, digamos lo que digamos, gran parte de la responsabilidad es del Jefe de Proyecto. Es la persona clave en en éxito del mismo. Por ello, es muy importante que el Jefe de Proyecto viva la ejecución del proyecto como un objetivo personal y añada determinación, tenacidad y confianza al equipo para que ejecuten sus órdenes.
  • Saber trabajar en equipo. Muy en al línea de la anterior, porque los clientes, cada vez más, necesitan de una empresa de servicios profesionales soluciones más complejas que requieren equipos multidisciplinares. Aquí la labor del Jefe de Proyecto es fundamental ya que aportan la capacidad de unir el potencial de distintas personas con distintos estilos para resolver los problemas y cumplir los objetivos del proyecto.
  • Otra de las habilidades, que he de reconocer que no es mía, sino que la he encontrado mientras me documentaba para el post es “usar ambas partes del cerebro” (me ha encantado como lo decían). Es decir, tener una visión micro de las tareas a ejecutar y una panorámica de todo el proyecto. Esto implica mucha cintura y una buena cabeza para los números y la planificación. Requiere las mismas habilidades que para hacer un puzzle de 15.000 piezas -visión, sistematización, creatividad, ser analítico, llevar a la práctica la estrategia, tenacidad, voluntad y un poco de improvisación-. Si conseguís hacer uno, tenéis grandes capacidades para ser unos grandes gestores de proyecto.
  • Entender el proyecto y al equipo. El jefe de proyecto no tiene que ser programador, ni saber en profundidad cómo funcionan los fondos de inversión internacionales, ni ser mejor que sus especialistas, pero  al menos debe entender mínimamente las actividades de cada uno de los miembros de su equipo y haberla realizado (aunque sea con poca experiencia) para poder vincularlo a las tareas adecuadas. Esto además requiere importantes habilidades de comunicación -tienes que cambiar de registro cada vez que te diriges a algún miembro de tu equipo- y estudiar en profundidad los mensajes que se dan a cada uno para que la “orquesta” no suene muy desafinada.
  • Convertirse en un facilitador. Eres el portero del equipo y por tanto, cada vez que hay un problema, eres el último escalón de la ejecución. En este área hay que ser capaz de llevar reuniones, negociar conflictos con el cliente y con tu equipo, construir equipos de trabajo y además de todo eso, facilitar la ejecución del proyecto.
Todas estas habilidades son las que considero imprescindibles para el gestor de proyectos. En un mundo ideal, con esto sería suficiente, pero por desgracia, no tenemos los proyectos que queremos sino los que ganamos. A esto hay que añadir la habilidad en la ejecución de proyecto.
Los gestores de proyectos deberían intentar alejarse de la ejecución cuanto puedan, pero como decía un gran compañero y amigo, “la gestión del proyecto son todas las tareas que tengo que realizar cuando finaliza mi jornada laboral”.

martes, 26 de octubre de 2010

McKinsey Quarterly, una nueva fuente de información.

Por si alguien no la conoce, McKisney es posiblemente una de las dos mejores consultoras orientadas a negocio y sus clientes objetivos suelen ser organizaciones internacionales, gobiernos y grandes corporaciones.
McKinsey tiene un área que se dedica a publicar informes y encuestas relacionadas con sus trabajos y que para mi personalmente, son una referencia para bastantes temas.
Hasta ahora han trabajado con un sistema de registro y con un sistema "premium". La verdad es que el sistema "premium" no era excesivamente caro (creo recordar que unos 145 €) y daba acceso a bastantes más informes.
McKinsey ha finalizado el formato "premium" así que próximamente todos los podcast e informes que preparan estarán disponibles con el simple registro.
Si eres consultor o trabajas en alguno de los sectores que son sensibles a los trabajos de consultoría y te gusta lo que haces, te recomiendo la suscripción. Puedes investigar un poco más aquí.

sábado, 23 de octubre de 2010

El cartapacio


La noche está relajada. Los niños están en la cama y yo me he quedado un rato más....hoy me apetecía escribir el que quizá debió ser el primer post del cartapacio.
Quizá sea una diversión un poco extraña, pero siempre me ha gustado jugar con las palabras. Para entretener la mente, hago listas de palabras que me suenan bien, algunas veces busco palabras con el mayor número de sílabas y otras intento montar palabras con 8 o 10 letras elegidas al azar. La verdad es que ayuda a mantener la mente fresca tan bien como el braintraining y me ahorro los 200€ de la Nintendo SD.
En uno de esos juegos un día topé con la palabra cartapacio. Me pareció una término redondo, lleno de contenido, sonoridad y que expresa muchas de las cosas que quería expresar con este blog.
Un cartapacio son los portahojas que tienen muchos escritores llenos de trozos de papel con textos que algún día quieren llegar a ser un libro o esas enormes carpetas que llevan los pintores repletas de bocetos que algún día serán cuadros; todo desordenado y con formato de borrador, excepto para el que sabe leer en el desorden, agrupando cientos de pensamientos acumulados a lo largo del tiempo.
Mi cartapacio me evoca mi carpeta clasificadora que lleva años a punto de reventar y que me acompaña desde los tiempos de la universidad. Contiene todos los papeles importantes de mi vida, algunos de mis recuerdos y muchos documentos que no quiero perder.
A la vez, los cartapacios son como los conocimientos de los consultores; multidisciplinares, algo desordenados y lo más grandes amplios posible. Son como los discos duros que actualmente los consultores enriquecen proyecto a proyecto.
Ahora los cartapacios modernos son servicios como evernote que permiten almacenar millones de datos y clasificarlos al instante, pero cuando pensé en el nombre del blog, me centré más en las sensaciones que en las realidades.
Claro, que un cartapacio para mi es todo esto, pero para otros es una definición mucho más simple.

jueves, 21 de octubre de 2010

En palabras de otros profesionales.

A veces tengo la sensación, cuando hablo de la carrera profesional de un consultor, de que a nosotros nos pasa lo mismos que decía Cánovas cuando se discutía quiénes eran españoles para la Constitución de consenso de 1876. De acuerdo con el prócer conservador, españoles eran “los que no podían ser otra cosa”. Uno oye hablar de la consultoría y en general el run run suele ser negativo: muchas horas de trabajo, poca creatividad, desplazamientos constantes, ninguna especialización,  como si aquí acabará el que no puede acabar en otro sitio.
Dentro de la consultoría, además, y como en todo en la vida, hay clases. No es lo mismo, claro, trabajar en la línea de banca o telco, que se supone que son la primera división del sector, que trabajar en segunda (las utilities), o incluso en tercera (el sector público). Como no es lo mismo dedicarse a este oficio siendo ingeniero, (o incluso ADE si no hay más remedio) que siendo politólogo.
Así, parece que si además de ser de políticas, eres consultor y trabajas en la práctica del sector público, parece que, claramente, no vales para otra cosa. La gente te mira apenada por las calles y muchos clientes, conocedores de lo que se cuece en el mundillo, no pueden evitar darte una palmada en la espalda al acabar las reuniones sabiendo lo bajo que has caído.
Y, sin embargo, todas estas sensaciones son radicalmente falsas. La consultoría es un trabajo fascinante, que te sitúa en una espiral de nuevos retos que no terminan nunca, ante lógicas y realidades que desconoces pero que sabes que acabarás dominando en poco tiempo. La consultoría de sector público es, a mayores, la más interesante de todas, porque trabajamos para un cliente que es muy diferente del resto. En realidad, sólo debería de haber dos tipos de líneas, la de sector público y la del resto. Porque todas las demás, todos los sabemos, son muy parecidas. Pero la nuestra bien marcada por una realidad que no puede cuestionarse: nuestro cliente posee la titularidad formal del poder, cosa que no tienen, ni tendrán, ni el mayor banco del mundo ni la telco más universal.
Y en cuanto al perfil, qué quieren que les diga. Cada vez tengo más claro que o la consultoría aporta valor o no aporta nada. Y que aportar valor no es saber tirar líneas de código. Es orientar al cliente. Es llegar a una reunión y decir: “tienes que hacer esto”; y no decir “en qué puedo ayudarte”. Y es que para hacer bien las preguntas, es importante conocer cuáles son las respuestas.

Socio- Director de consultora especializada en AA.PP

martes, 19 de octubre de 2010

La importancia de la colaboración en consultoría.



Tradicionalmente, la carrera del consultor ha sido muy solitaria.  Los consultores, igual que los periodistas, siempre hemos tenido fama de narcisistas y de pensar sólo en nuestro propio beneficio (o en el de nuestra empresa).
Los proyectos son suficientemente cortos para conocer a la gente, pero sin intimar. La movilidad es bastante alta, lo que provoca en tiempos de bonanza, moverse rápidamente entre empresas en busca de nuevas oportunidades.
El modo de selección y las carreras profesionales han sido fiel reflejo de esta imagen, ya que traslada la competitividad entre consultores a la propia idiosincrasia de la empresa, configurando sistemas que dan grandes premios a los primeros de la clase y se les aplica técnicas de "up or out" a los últimos -en este caso mucho más out que up, y no he dicho que siempre sea justo-.
Con estas referencias, la verdad es que cualquier persona que no conozca el sector puede llegar a salir huyendo. Lo dicho es cierto, pero hasta determinado punto...
En los diez años que llevo en esto, he pertenecido a equipos de trabajo fantásticos, en los que hemos trabajado como una piña en la adversidad y en los buenos tiempos hemos sido estupendos compañeros de juergas.
A lo largo de este tiempo, he conocido muchos profesionales que se preocupan de lo que hacen, que intentan mejorar, que prestan servicio al cliente de una manera objetiva, pensando en lo mejor que puede resultar para él.
También he conocido consultores que por fidelidades o por su código ético, han cambiado de empresa juntos y han mantenido los equipos durante años, consolidando una relación de amistad y de trabajo.
Poco a poco, muchos de mis antiguos compañeros han pasado en mis listas de estar en la categoría "trabajo" a "amigos" y en parte, ellos son el motor de este blog que se va completando un par de veces por semana con sus charlas informales, con sus correos comentándome nuevas ideas o con las comidas que mantenemos hablando de lo divino y lo humano..y también de la Administración Pública.
Por todo ello y para celebrar que hemos llegado a 75 post, he pedido a varios compañeros de profesión que reflexionen sobre la consultoría desde distintos puntos de vista, porque soy un firme defensor de la escucha activa y de indagar en las opiniones de los demás.
En esta serie, traeré los textos que les he pedido y espero que tengan la misma aceptación que los post que os traigo cada semana.
El primero, el próximo jueves.

viernes, 15 de octubre de 2010

Blog Action Day 2010. El agua.

Un post extra esta semana por un motivo especial. Una vez al año miles de personas escriben en su blog olvidándose de la temática normal para apoyar la causa del Blog Action Day que pretende incidir en un tema en particular cada año (vía mi amigo Íñigo).
Más información sobre la acción la podéis encontrar aquí
Y por último, os dejo para la reflexión el vídeo sobre por qué se ha elegido el agua.


Blog Action Day 2010: Water from Blog Action Day on Vimeo.

jueves, 14 de octubre de 2010

Cómo sacar partido a GMAIL.

Últimamente me estoy aficionando a un fantástico blog llamado ThinkWasaby que lleva el amigo Berto Pena y en el que se trabaja principalmente temas de productividad.Hace unos días habló de los alias en GMAIL y me pareció una de las características más importantes que tiene este correo, incluso  por encima casi de la capacidad.
El post de hoy es para obtener mejores resultados de vuestra cuenta de GMAIL. Se que muchos consultores trabajan con esta cuenta directamente ya que, por una parte, tiene más capacidad que todas las cuentas corporativas y por otra parte, la accesibilidad de la cuenta es total, frente a otros sistemas en los que tienes que estar en una VPN, etc.
La cuenta de GMAIL permite añadir alias a tu cuenta principal, de manera que puedes segmentar los correos que te llegan. La creación es muy simple y funciona perfectamente:
nombredeusuario + [alias]@gmail.com
De esta manera, puedes dividir tu cuenta para distintos temas y crear filtros automáticos en vez que te lleguen a la bandeja de entrada todos los temas e ir clasificándolos o estableciendo etiquetas automáticas, que son más complicadas de utilizar.
De esta manera puedes crear un alias para las páginas que te requieren una dirección de correo electrónico para registros (y llevarlas todas a la misma carpeta), como:
javier.ruiz+registro@gmail.com
O puedes crear un alias para que tus compañeros de trabajo te escriban a tu gmail personal, incluso segmentando por proyecto:
javier.ruiz+proyecto1@gmail.com
O puedes utilizar un alias para los reenvios que te haces desde el correo de tu propia compañía de manera automática:
javier.ruiz+estoydevacaciones@gmail.com
En el blog de ThinWasabi recomiendan la creación de pocos alias. A mi me parece un sistema estupendo de mantener direcciones "de usar y tirar" para motivos concretos sin que te lastren el resto de tu vida.

martes, 12 de octubre de 2010

La procrastinación exógena y la consultoría. Teorías para la gestión del tiempo.

En las últimas semanas mi jefe de proyecto y yo nos hemos metido en una carrera para ver quién de los dos se hace el "amo" de la gestión del tiempo en el equipo. Cada uno hemos usado distintas herramientas y las hemos personalizado a nuestro gusto. Al final, la idea que subyace en esta carrera que estamos manteniendo es cómo podemos gestionar la pila de tareas que tenemos de la manera más eficaz. No hay nada como trabajar en "real" un problema para intentar optimizar resultados.
En éste devenir por el GTD y demás teorías conspiratorias contra el libre albedrío del ser humano, he comenzado a reflexionar sobre la procrastinación en la consultoría.
Para todos aquellos que no lo sepan, una línea sobre el tema. Procrastinar es la acción de dejar de manera consciente o inconsciente las tareas más importantes para otro momento mientras realizamos aquellas que menos valor aportan en nuestra escala de valores. Hay un interesantísimo artículo en la Wikipedia que puede aclarar cualquier duda sobre el tema.
Los consultores que conozco -los buenos- luchan todos los días contra este vicio trabajando las  planificaciones, realizando overtime, repensando sus tareas y midiendo sus tiempos (de los malos, ni hablo, que todos sabéis lo que hacen).
Pero en la lucha eficaz contra la procrastinación, he descubierto que hasta los mejores consultores caen en un nuevo tipo que he definido como procrastinación exógena. Tal y como la veo, es, en una profesión que hay mucha tensión y mucho trabajo, todo el trabajo delegado que reciben los equipos de sus superiores -o de terceros capacitados-  y que no representan ningún valor real para los proyectos ni para los consultores, ya que no se les va a medir por ello, ni se les va a tener en cuenta, ni se les va a remunerar de ninguna manera. Es decir, terminas asumiendo con prioridad 1 la procrastinación de un tercero.
Esto no quiere decir que toda orden o delegación de funciones entre dentro de este apartado, pero espero en vuestros comentarios algún que otro ejemplo que seguro que os viene a la cabeza.
Esta procrastinación exógena, conocida popularmente como "me han emarronado" implica una carga de trabajo extra inesperada que acaba con tu planificación y que debe asumirse convenientemente, pasando a ser tareas de alta prioridad.
Sólo he conocido a una persona que ha encontrado un método fiable para luchar contra este fenómeno. Su solución era simple y a la vez, terriblemente complicada de llevar a cabo. Tenía toda la planificación mensual cerrada y cuando llegaba alguien a "colgarle un marrón" decía tranquilamente "perfecto, dime que tareas retraso de las que tengo apuntadas".

jueves, 7 de octubre de 2010

La última milla.

Se habla de la última milla en el ámbito de las telecomunicaciones cuando nos referimos a la conectividad (medio de conexión) existente entre la centralita telefónica de la compañía y el aparato del usuario. Esta última milla toma especial relevancia cuando hablamos de zonas rurales en la que se hace más que complejo las conexiones en este tramo.
La última milla en los procesos de producción se refiere a la distribución del bien por los minoristas. Ya ha salido de la fábrica y hemos pasado por los grandes almacenes y las rutas de distribución y llega al pequeño comercio que se encarga de la distribución menor.
Para mi, la última milla es el seguimiento de la ejecución de una tarea hasta el último punto, asegurando el cumplimiento de la misma.
Uno de los problemas que he detectado a lo largo de mi vida profesional es que por muy riguroso que se sea, el entorno no tiene porque serlo y la gente se olvida de los correos que les has enviado para que ejecuten actuaciones -de su competencia- o de las llamadas pendientes o de las reuniones a convocar y un largo etc.
Esta postura ha ido modificándose a lo largo del tiempo. Al principio aprendí a "dar la patada hacia fuera", es decir, mientras que la tarea estaba en el tejado de otro, yo no me preocupaba porque consideraba que volvería realizada cuando pudiera.
Luego aprendí que esto es completamente ineficiente e inútil y en algunos casos peligrosa, ya que te quedas sin tiempo para ejecutar el resto de acciones requeridas para completar la tarea.
La siguiente fase era documentar todo. Tenía mi propio diario y apuntaba cada actuación y dónde estaba y de quién dependía. En cuanto me juntaba con 20 hojas de folios, perdía la traza de las tareas.
Luego desarrollé la faceta "perro de presa", siguiendo y persiguiendo al encargado hasta que se aburriera y cumpliera lo que tenía que hacer. Esto es muy cansado y sólo hay que sacarlo en ocasiones especiales.
Ahora, y debido a la edad, me voy adaptando al sistema "síguelo con perspectiva". Tengo la tarea identificada (en un sistema de gestión de tareas, yo uso toodledo, pero cualquiera es bueno), la pongo en waiting y le doy una alarma periódica. Esto implica que cada vez que salta la alarma yo descuelgo el teléfono y me pongo en contacto con el susodicho. La llamada también he descubierto que es mucho más eficaz que el correo electrónico. A su vez, si ya ha pasado la cosa de castaño a oscuro, pongo en paralelo un correo con copia a todo el que le puede poner la cara roja.
En fin, que mi único objetivo es que salgan las cosas.
Y vosotros ¿cómo hacéis que salgan las cosas?

martes, 5 de octubre de 2010

De la Moncloa y la participación ciudadana.

Uno de los ejercicios más importantes en política es saber comunicar tus ideas y al menos, aparentar que te interesan las de los demás.
Llevo un par de semanas documentándome sobre el movimiento de "gobierno abierto" -opengoverment- y analizando un poco lo que se está moviendo alrededor de una serie de autores que plantean una mayor transparencia, mayor corresponsabilidad de los poderes públicos, mayor participación de la ciudadanía en la elaboración de las políticas públicas y mayor acceso a los datos por parte de la administración.
El otro día me metí a la página de la Moncloa por interés personal y comprendí perfectamente lo que critican estos autores cuando vi el sistema que permite la página de feedback con los ciudadanos.
Hay un enlace que pone claramente "participación ciudadana" con un botón que dice  "escribir al Presidente".
Cierto es que me he quedado tentado de escribir a Rodríguez Zapatero para intercambiar opiniones, pero pensándolo 20 segundos más, no me queda tan claro.
  • Hay un botón que lleva a un formulario con menos campos que el de quejas y sugerencias del BurgerKing, pero eso sí, permite adjuntar ficheros.
  • No hay ninguna referencia a qué se puede esperar si vuelco mis anhelos y sueños en el formulario.
Un sistema eficaz de comunicación, o al menos uno que quiera parecerlo, debería informar al ciudadano al menos de dos cosas:
  • Qué tipo de información procede hacer llegar.
  • Qué puedo esperar del envio de la información.
Tras un título tan fastuoso como "escribir al Presidente" hay sólo un formulario que no se sabe dónde irá y qué repercusiones tiene.
Si yo me quejo que en el colegio de mi hijo, los niños de tres años tienen que ir cargados con sus propias botellas de agua de medio litro porque educación no tiene dinero suficiente para surtir a sus alumnos de tan preciado líquido en una región que no bebe agua del grifo ni el tato, ¿quiere decir que Rodríguez Zapatero se va a poner en contacto con Paulino Rivero para comentarle el tema?. En mi humilde opinión, creo que no, pero la política está para sorprenderme.
En resumen, si queremos mostrarnos abiertos a la ciudadanía, debemos gestionar las espectativas de la misma de forma racional.
PDTA. No puedo evitarlo, hay todavía algo mejor en la página de la Moncloa. Junto al enlace de "escribir al presidente" viene "tus ideas, aquí", enlace que DIRECTAMENTE TE SACA DE LA PÁGINA y te lleva al 060. Es decir, que a la Moncloa le da, por decirlo de alguna forma, absolutamente igual tus ideas. Si quieres, te pones en contacto con otros tipos que las escuchen.
PDTA II; Y para que nadie me tache de tendencioso en política, os adjunto la captura de la página del Gobierno de Canarias que tiene exactamente el mismo sistema de comunicación....Bueno, se llama el Presidente responde.