lunes, 31 de enero de 2011

El Día Mundial de la Gestión de Proyectos

Desde el equipo de trabajo de Everis Canarias hemos decidido impulsar el día 31 de enero como el Día Mundial de la Gestión de Proyectos.
Este día animamos a todo el mundo a que recapacite sobre los temas que tiene pendientes en la gestión de sus proyectos: tareas sin imputar, esos gastos pendiente de hace meses, la planificación de los próximos proyectos, etc.
Dentro de este día animamos  a que os comprometáis con las planificaciones realizadas y que las intentéis llevar a cabo. Para ello, os recomendamos algún tipo de gestión de tareas como GTD.
Junto a un sistema de gestión de tareas personal, os recomendamos utilizar un buen sistema informático para la planificación de proyectos. Para ello, nosotros utilizamos Project@, una modificación realizada para la Junta de Andalucía de Project.net y cedido al Servicio Canario de Salud y que tiene una interfaz web, pero podéis utilizar alguno más adaptado a vuestros proyectos; Project, Planner, etc.

Feliz día de la Gestión de Proyecto :-)

jueves, 27 de enero de 2011

Qué problema hay en la gestión por procesos.

Últimamente he vuelto a mis orígenes y estoy trabajando en temas de gestión por procesos, lo que me ha hecho volver a retomar algunas lecturas que tenía medio archivadas y que pensaba que no iba a volver a rescatar.
Dando vueltas al tema, sigo sin comprender por qué es tan difícil implantar la gestión por procesos en las organizaciones y por qué, tras veinte años desde que comenzó esta tendencia en la gestión empresarial, no consigue hacerse un estándar.
Una de las razones fundamentales es que, por mucho que hablemos de empresa y del trabajo de la empresa, el ser humano no se puede quitar el sentimiento de pertenencia a "lo cercano" y la identificación con el área, el servicio o el departamento es demasiado fuerte como para apostar por sistemas que rompen las barreras de la gestión departamental y por tanto desdibujan este sentimiento identitario.
Existen otros factores que afectan directamente a los proyectos en las fases de implantación -ya que en las de diseño todo funciona a la perfección- y que en muchos casos hacen fracasar el proyecto.

  1. El proyecto no está suficientemente esponsorizado. Si quieres cambiar el ADN de la organización de tu empresa, es necesario mucha fuerza y esponsorización. Todos los que nos dedicamos o nos hemos dedicado en algún momento a realizar proyectos para orientar a las organizaciones a la gestión por procesos estamos de acuerdo en que sin una esponsorización de la alta dirección, no se llega a ninguna parte.
  2. Los responsables de los procedimientos no tienen suficiente "poder". Derivado de lo anterior, si la alta dirección pierde interés en el proyecto y selecciona mandos intermedios o responsables poco incentivados provoca que aquellos que se resisten al cambio puedan torpedear más fácilmente el proyecto.
  3. La organización no llega a entender el cambio. Aquí cambio la palabra "organización" por las "personas". El plan de comunicación es fundamental y no puede terminar siendo una comunicación por correo o una reunión casual.
  4. Hay una estructura compleja que no permite normalizar los procesos a nivel global. Voy a explicarme con un caso claro. En el momento que en una organización trasnacional deciden que hay una política general pero que a cada país se reserva la forma de ejecutar los procesos adaptados a la idiosincrasia del país, la normalización termina siendo un fracaso. Sólo hay que ver que bien le ha ido durante 2000 años a la iglesia católica con un proceso de normalización de todos sus miembros o como ejemplo más cercano, a McDonald que sólo permiten la adaptación de su carta en uno o dos platos para acercarlo al gusto local, pero que sin embargo, puedes reconocer la misma forma de trabajo en cualquier parte del mundo.

martes, 25 de enero de 2011

Por qué decimos amor cuando queremos decir sexo.

3D Bar Graph Meeting
El título del post es la frase que se me viene a la mente cuando veo el informe de AEC "el sector en cifras 2009"  en la comparativa que se hace entre las distintas líneas de negocio. El "outsourcing" -que para mi sigue siendo un modelo de subcontratación que poco tiene que ver con la consultoría- representó el 54% de la contribución al crecimiento del sector en el periodo 2004- 2009 mientras que la consultoría "tradicional" contribuyó en un -2%.
Respecto al crecimiento negativo de la consultoría tradicional, todavía no entiendo como se puede contribuir de forma negativa a un sector, ya que supongo que los consultores "tradicionales" no se han dedicado durante esos años a coger dinero de sus compañías, pero, en todo informe, siempre hay datos con los que no se puede estar de acuerdo.
Muchas veces he reivindicado que deberíamos diferenciar bien la consultoría de otro tipo de servicios, ya que es bueno para el sector y especialmente para las tarifas de los consultores, pero es una batalla que intento librar y que pierdo de manera sistemática.
Dentro de la consultoría "tradicional", la consultoría tecnológica supone el 69% de las ventas mientras que la de negocio el 31% y dentro de la de negocio, la de operaciones supuso tan sólo el 22% de los proyectos.
Esto quiere decir que mi perfil que es consultor de operaciones comienza a no ser muy competitivo en el mercado. Tendremos que abrirnos nuevos horizontes 

jueves, 20 de enero de 2011

Los límites del GTD.

Tal y como he dicho alguna vez, el GTD es un sistema genial para la gestión del tiempo, ya que tiene un proceso muy simple para la gestión de las tareas que permite discriminar de forma rápida aquellas que son actuaciones de aquello que es información o citas.
Este sistema me ha permitido en los últimos meses aumentar mi productividad e incentivar mi proactividad ya que, al tenerlo todo escrito, es mucho más fácil seguir la lista e ir ejecutando acciones.
Después de probarlo, estoy viendo algunas "grietas" en el sistema que me gustaría ver como cierro:
- Estás todo el día haciendo tareas, pero los objetivos no son claros.
- En algunos momentos, como apuntas todo, alguna de las listas que preparas contiene demasiadas "ensoñaciones" con poca utilidad.
- Sirve parcialmente para el trabajo y siempre que alguien te mande tareas. Cuando las tareas las creas tú, tienes más problemas porque sirve para gestionar, pero explica bastante peor el desarrollo de objetivos.
- La necesidad de marcar tres o cuatro checks al día comienza a ser enfermiza.
Como veréis, no son graves problemas, ni mucho menos. Todas las metodologías tienen sus fallos o yo no he sido capaz de llevarlo a cabo correctamente. Repasaré el libro de David Allen y veré como solucionarlo. Mientras tanto ¿tú como lo solucionas?

martes, 18 de enero de 2011

Sobre la excelencia en el trabajo.

Últimamente estoy leyendo en varios blogs que buscar la excelencia en los trabajos está pasado de moda.
Actualmente, lo que es importante son las redes sociales, el coaching, los proyectos que se abordan de manera incremental, el personal branding, etc.
Personalmente me parece una gran idea que se incluyan nuevas herramientas y metodologías a la profesión, que los consultores colaboremos y abordemos los problemas adaptándonos a las necesidades de los clientes desde distintos puntos de vista, que formemos equipos motivados, pero creo que lo que no podemos perder de vista es la excelencia en nuestro trabajo.
Quizá la excelencia ya no sea que la presentación esté perfectamente formateada, pero no podemos olvidar que el cliente espera de nosotros un trabajo mucho mejor del que se cree capaz de realizar y no simplemente un trabajo que no puede ejecutar (por falta de tiempo, recursos, etc).
Hoy hemos estado discutiendo con un compañero que estaba diseñando una web la necesidad de implicarse en el proyecto. Los clientes le habían dado imagenes corporativas de baja resolución que hacen que se vieran verdaderos "manchones" en la web.
Al final, hemos llegado a la conclusión que, si es necesario, debemos contactar con los diseñadores de la imagen corporativa de la entidad, pero que no podemos permitir que la organización se muestre al mundo con cuatro imágenes de mala calidad. Igual que yo no lo querría para mi web, el cliente estoy seguro que no lo quiere para la suya.
El coste de la excelencia; tiempo y dinero. Igual tenemos que revisar el alcance de los proyectos para hacerlos menos ambiciosos pero mejor ejecutados.
Para aquellos que no se dieran cuenta, el otro día robé una cita del Twitter y la dejé en el lado derecho del blog: "Nunca hay tiempo para hacer un buen trabajo, pero siempre hay tiempo para repetirlo."

jueves, 13 de enero de 2011

Presentaciones para presentar.

Como he comentado varias veces en este blog, la utilización que se hace del powerpoint/ keynote para generar documentos no me parece ni mucho menos adecuada.
Baja la productividad de los consultores que preparan los documentos ya que se ocupan más tiempo de la maquetación que del contenido, aburre a los clientes que ven presentaciones llenas de textos y viñetas, el consultor que realiza la presentación se agarra a las diapositivas como guión y la mayor parte de las veces las termina leyendo y para rematar, os reto a que abráis alguna presentación una vez que han pasado un par de meses desde la conferencia e intentéis comprender su significado.
He localizado un gran libro vía twiter de José Miguel Bolivar que me ha hecho recuperar la fe en las presentaciones y su utilización. Se llama "Presentación Zen" de Garr Reynolds. Un libro de 2006 que ya está en castellano y que facilita "desaprender" muchas malas costumbres y abrir tu mente a un nuevo concepto en las presentaciones. Unas cuantas ideas que me han hecho cambiar mi concepto de las presentaciones:
  1. La presentación es el apoyo visual del conferenciante. No es su guión ni la documentación de la ponencia.
  2. Una presentación para ser recordada debe ser impactante.
  3. Las presentaciones no deben contener todo lo que se va a decir en la conferencia. Se puede preparar documentación escrita para llevarse a casa (yo añado, en otro formato).
  4. Utiliza espacios vacíos en las presentaciones. El espacio en blanco dice tanto como el que tiene una imagen.
  5. No hace falta que todas las diapositivas tengan el logo de la empresa. Con que esté en la portada y contraportada el cliente ya recuerda quién ha hecho esa magnifica presentación.
  6. Utiliza el espacio de la cabecera y el pie con el logo de la empresa para llenarlo con una buena imagen.
  7. No utilices más de siete palabras por diapositiva.
Hay todo un capítulo que habla de las "presentadocumentos" que os recomiendo a todos los que siguen pensando que el formato powerpoint es el ideal para realizar propuestas.

martes, 11 de enero de 2011

El ferretero y el consultor.

Como toda persona que normalmente no arregla cosas en casa, este fin de semana me tocó pasarme por la ferretería para comprar material y recibir consejos.
Fuí a una ferretería de las antiguas, donde todos los materiales están apiñados en las paredes, pero con riguroso orden. Había tres personas trabajando, dos de ellas atendiendo a los clientes y  el dueño, al borde de la edad de la jubilación.
El ferretero suele estar cerca de la caja registradora, sin intercambiar un saludo o una mirada con la gente que entra. Abstraido de los clientes por completo hasta que alguno de los ayudantes le preguntan si quedan tornillos del ocho y medio o si cree que la junta de la trócola se abre mejor con una llave "raiser" o "kelvin".
En este caso, el ferretero estaba cerrando la facturación del mes o del año.Trabajaba con una Olivetti portable, pasando los albaranes que tenía a mano uno a uno para consolidar las cuentas.
Como suponéis, el hombre no llegaba a las 400 pulsaciones y además, lo hacía con una mano, ya que la otra era la encargada de sujetar el albarán. Eso si, usaba papel carbón para hacer una copia de seguridad.
Aprovechando que uno de sus ayudantes le interrumpió con la pregunta de marras que yo llevaba sobre enchufes, comenzamos a charlar durante unos minutos. A lo largo de la conversación y entre cable y enchufe,  no he podido evitar preguntarle por qué no tenía un ordenador con el que hacer las cuentas.
El ferretero se me quedó mirando tranquilamente y me respondió "llevamos desde 1971 en esta tienda y no he necesitado nunca más que esto. Con esto tengo bastante".
Justo en ese momento, el consultor que llevo dentro casi se lanza a hablarle de productividad e innovación, de cómo mejorar su negocio y de dónde sacar el dinero para que la instalación le saliera gratis. Del listado de ventajas de tener las copias en digital y la cantidad de tiempo con la que iba a contar si lo hiciera de otra manera...Pero pensé que era completamente inútil e incluso de mala educación.
Mi charla terminó con una sonrisa, el agradecimiento de sus consejos junto al deseo que pasara un buen día.
Lección del día; si alguien lleva haciendo las cosas de una determinada forma desde antes que nacieras, no pierdas el tiempo.

jueves, 6 de enero de 2011

El verdadero Cartapacio

Los Reyes que me trajeron mis amigos. El verdadero cartapacio del consultor.
En este año, he prometido no ir a ningún proyecto sin él.
Muchas gracias a Javier G., Jonathan, Javier Lorenzo, Jerónimo, Concha, Amu y Elena.
Sois los más grandes.

El pensamiento bofo.

Aprovechando que estoy viendo uno de los últimos reductos de las buenas tertulias televisivas ("Nostromo" en la 2) me he permitido robar una idea de uno de los están interviniendo para cruzarlo con una de las líneas temáticas de este blog, las capacidades (o a veces incapacidades) en el mercado de la consultoría.
En la tertulia han hablado de la "fofez" del pensamiento, pero he estado buscando y de momento, esa palabra, aunque bastante redonda, no ha sido admitida en el diccionario, por tanto, he buscado un sinónimo que viene de perlas.
Cuando hablo del pensamiento bofo, hablo de todos aquellos que defienden el concepto del consultor que vale para todo, con muy poco arraigo profesional y una experiencia limitada. Tan sólo se necesita un kamikaze laboral que esté dispuesto a echar 80 horas/ semana porque es incapaz de sacar el mismo proyecto en 40 debido a su inexperiencia.
La expresión más clara de aquellos que tienen un pensamiento bofo son aquellos que apuestan por lo estético -traje, joven, con sonrisa profident- por encima de la experiencia y la solidez en las actuaciones en el trabajo.
Cada vez que tengo en el equipo a un consultor que dice que tiene  cierta experiencia y que luego me comenta que le gusta esta profesión porque siempre aprende algo, se me ponen los pelos de punta, ya que me queda claro que lo que vamos a hacer no lo ha hecho en su vida.
A los consultores se nos paga porque se supone que sabemos lo que hacemos. Si esto no se mete en la cabeza de los socios, directores, gerentes y resto de profesionales del ámbito, por mucho que digamos que estamos orientados al cliente, al final estaremos orientados a nuestra facturación.
El cliente espera alguien que le solucione los problemas, no que aprenda por el camino y a nosotros, los consultores, nos queda mucho camino para andar en este ámbito.