jueves, 31 de marzo de 2011

El "asunto" en los correos y la productividad.


Hace un par de semanas leí en thinkwasabi un artículo sobre la importancia del asunto en los correos electrónicos. Al redacta el correo, el asunto debería ser lo último que se escriba a modo de resumen. Para el que lee el correo son la forma de discriminar los correos importantes de los correos "prescindibles".
En la carrera por el aumento en nuestra productividad, mi compañero Gonzalo tiene reglas para distribuir los correos en carpetas, de manera que si es un reenvío o está en copia oculta, entiende que es "para su información" y es un correo que puede esperar en una carpeta secundaria. Si es el destinatario y no aparece otra persona, lo tiene en una carpeta con mayor prioridad porque entiende que es un mensaje directo que normalmente necesita respuesta y por supuesto, tiene sus reglas según el destinatario.
En el artículo de thinkwasabi proponen dar una vuelta más para intentar priorizar los correos. Poner etiquetas en el asunto para dar más información en menos tiempo. De esa forma, se pueden hacer reglas discriminando por el asunto.
Me ha llamado la atención y voy a intentar implantar este sistema en mis comunicaciones y con la gente que me relaciono por correo. Para ello, he realizado mi propia clasificación de etiquetas para los correos (que podéis ver en el gráfico que acompaña al artículo).
Voy a añadir a mi firma de correo la siguiente petición: "En el asunto se ha incluido la siguiente clasificación de etiquetas (...) -y se explica la clasificación que pongo en el dibujo- ruego utilicen la misma clasificación en los correos que me envíen como forma de aumentar la productividad de nuestro trabajo."
La estructura de mis asuntos a partir de este momento será la siguiente:
  • [etiqueta]+proyecto+asunto.
Vamos a probar cómo sale. Es bastante más agresivo que el sistema de reglas de mi compañero, pero creo que puede ser más eficaz.

martes, 29 de marzo de 2011

Realizar cursos on-line con Evernote.

Este post está en el apartado off-topic del Cartapacio. No habla de consultoría, pero resuelve uno de los problemas que tenemos muchos consultores, la formación on-line.
Desde hace unos años, la formación on-line se ha convertido en una de las alternativas preferidas en las empresas consultoras, ya que permite seguirla en cualquier parte, incluso trabajando en proyecto y suele ser bastante menos costosa que la formación presencial.
El problema fundamental de la formación on-line es que, mientras entendemos que es una forma moderna de recibir formación, obliga al estudiante a volver a métodos del siglo XIX tomando apuntes en papel, ya que en la mayor parte de los casos, esta formación se compone de una presentación que no se puede guardar, ni hay material anexo para su estudio.
Esta falta de material que puedas guardarte o imprimir responde a la idea que tienen las empresas de formación respecto a los cursos on-line. Si te puedes bajar la información, también puedes redistribuirla, copiarla, etc, con lo cual, a ellos se les acaba el negocio.
Desde hace un tiempo, he encontrado una solución que me permite hacer cursos on-line sin tener que estar tomando apuntes según va pasando la presentación. Evernote me ha permitido guardar los apuntes que me han interesado según va pasando la presentación gracias a la funcionalidad que tiene para capturar pantallas.



jueves, 24 de marzo de 2011

La excelencia y el valor añadido

way out
Tras un tiempo trabajando en el mundo de la consultoría hay un par de conceptos que te acostumbras a escuchar, la excelencia en el trabajo y las propuestas de valor añadido.
Ambos  se consolidaron en la consultoría de finales de los ochenta como propuestas diferenciadoras de las consultoras frente a otro tipo de servicios.
El mundo en veinte años ha cambiado mucho. Yo llevo diez años en esta profesión y los servicios y clientes han cambiado de manera radical. Ahora no se puede pensar en la excelencia en los parámetros que se hacían hace 20 años porque el mundo es cambiante y el tiempo para sacar los proyectos, cada vez más limitado. El valor añadido cada vez es más costoso (hay que apostar por la innovación, retener al talento...) y los clientes quieren precios más ajustados.
Los consultores inquietos están apostando por nuevos negocios, explorando distintos modelos, buscando nuevos horizontes. El modelo de consultora tradicional comienza a tener problemas de funcionamiento. Bajo mi punto de vista, nos dirigimos hacia un mercado de empresas media que apuestan por soluciones "nicho" en las que son muy fuertes y grandes empresas que crean divisiones (en cluster) para poder ser tan operativas como las medianas.

martes, 22 de marzo de 2011

La productividad en las organizaciones

Cuando  Angela Merkel realizó sus famosas declaraciones sobre la necesidad de actualizar los salarios en función de la productividad y no del IPC pensé que no era mala idea. Tras reflexionar sobre el asunto y cuando seguí la cumbre que mantuvo con José Luis Rodríguez Zapatero en las que se habló de cómo vincular el aumento de los salarios a la productividad, ya no me quedó tan claro si vincular los salarios a la “productividad” en España tendría futuro.
En este país confundimos rentabilidad empresarial con la productividad. La rentabilidad no es sinónimo de productividad y no tiene por qué ser una consecuencia. Conozco empresas que tienen importantes aumentos en su rentabilidad y que su curva de productividad no ha variado desde hace años.
Una empresa es tan productiva como lo es la suma de sus miembros. Por mucha inversión que hagamos en formación, por mucha tecnología que implantemos o por muchos consultores que contratemos para analizar nuestra compañía, sólo las actitudes de los equipos de trabajo determinan el resultado final.
Si realmente queremos aumentar la productividad, debemos hacer una reflexión de las razones por las que somos junto a Italia el país que aporta por hora menos al producto interior bruto por hora trabajada en la OCDE -ver gráfico -.
Ni durante el ciclo educativo ni en nuestra carrera profesional hay, generalmente, formación sobre cómo ser más productivos y aportar a los objetivos de la compañía. En la educación y en el mercado laboral español lo que se incentiva son los perfiles “presentistas”, es decir, aquellos que, aunque no tengan ninguna actividad en la empresa, siempre se encuentren “disponibles” para la realización de trabajos menores.
Os voy a poner dos ejemplos: todavía recuerdo a algunos profesores de mi facultad que pasaban lista a señores de 23 años y en el caso que tuvieras tres faltas, no te podías presentar al examen -por muy brillante que se fuera o por muchas justificaciones que se aportaran-.
El otro ejemplo es más sangrante si cabe. Pasé por una consultora en la que hubo una época que había gente que dejaba su chaqueta en la silla y se iba a la sesión de las ocho del cine. A las 10.30 pasaban para recoger la chaqueta, justo cuando el socio de turno hacía su última revisión por la planta.
Incentivar las actitudes productivas en las personas es el camino más rápido para aumentar la productividad global de la empresa. Ya sea con trabajo de “coaching”, con planes de comunicación o librándose de aquellos que no cumplen los objetivos marcados son caminos distintos con un mismo fin.
Si perdemos la perspectiva y no nos concentramos en cambiar la actitud de los miembros de la organización estaremos desperdiciando tiempo y dinero.

jueves, 17 de marzo de 2011

Nuevas tendencias en consultoría: BPO.

Workers with Oil Mop decontaminate boom
La subcontratación de servicios es la externalización de ciertos procesos que realiza una empresa para su ejecución por un tercero. Tiene una serie de ventajas como el ahorro de costes estructurales, la focalización en el negocio central de la empresa, una mayor capacidad para la adaptación a las nuevas circunstancias, pero también tiene unos riesgos que han llevado a muchas empresas a ser reticentes a emplear esta forma de trabajo como la calidad de los trabajos finales o la pérdida del control de los proveedores.
La metodología BPO (Business Process Outsourcing o externalización de procesos de negocio) plantea una subcontratación de procesos secundarios de las empresas controlada mediante un contrato de acuerdos de nivel de servicio por parte de la empresa cliente.
Esta metodología contempla tres fases principales:
  1. Implantación del proceso: fase de definición de la duración del contrato, los recursos y los servicios por parte de la empresa consultora que se van a dar y los acuerdos de nivel de servicio por cada uno.
  2. Ejecución: Durante la ejecución del servicio se vigila la calidad del servicio con reuniones de seguimiento e informes sobre los ANS.
  3. Devolución del proceso: En esta fase se realiza la devolución del proceso a la compañía cliente contemplando en muchos casos la cesión a una tercera empresa de los servicios haciendo una cesión gradual. Al contrario que en la subcontratación tradicional de servicios que según finalizaban el contrato se finalizaba la ejecución, reduce el impacto del cambio de proveedor en la organización cliente.
En todo momento se plantea que la empresa subcontratada va a estar un tiempo limitado y que tiene que realizar la externalización con el mínimo impacto para la empresa cliente.
El negocio de la externalización de servicios en España mueve anualmente 3.733 millones de euros y en el mundo es de más de 6 billones de dolares. Supone una de las fuentes principales de facturación de las empresas consultoras y se prevé que en los próximos años seguirá creciendo como una de las principales respuestas a la crisis actual.

miércoles, 16 de marzo de 2011

el valor de la imagen.

stick on the lake.
Está a punto de ser el primer aniversario de la publicación periódica del Cartapacio y esto me ha llevado a reflexionar sobre las razones que me impulsaron a escribir un blog sobre consultores y para consultores.
En este post quería compartir con vosotros el proceso creativo, porque creo que puede ser interesante para que otros consultores puedan fortalecer sus imagen y capacidades profesionales.
Hace un par de años comencé a  leer sobre “marca personal” -personal branding-. El objetivo fundamental de esta idea es aplicar técnicas de marketing a tu identidad profesional con el fin de cumplir tus objetivos profesionales.
Una de las estrategias dentro de la “marca personal” es darse a conocer en los medios profesionales en los que trabajas. Como supondréis, un blog es una forma poco costosa de darse a conocer -para bien y para mal-.
Mientras que en el mundo anglosajón es relativamente fácil encontrar blogs personales de consultores de grandes firmas, los blogs que he encontrado relacionados con consultoría en castellano, son mayoritariamente de profesionales autónomos vinculados a la “consultoría artesana”.
Para hacer el blog partí de mi idea sobre los tres pilares en los que se basa un buen consultor de proyectos:

  • El conocimiento.
  • La adaptación al medio.
  • La imagen.

A partir de ahí, intenté  montar un blog colaborativo en el que participáramos profesionales que habíamos trabajado juntos en algún momento. Este experimento fracasó estrepitosamente ya que el tiempo para la escritura no es lo que abunda en el mundo de la consultoría.
El siguiente intento está a punto de cumplir un año. Me propuse escribir al menos dos post semanales en lo que siempre he definido como “apuntes sobre consultoría” ya que no tiene una estructura formal y se trata desde distintos puntos de vista -muchos de ellos de manera subjetiva-.
A partir de esta experiencia, he ido ampliando algunos aspectos que me han interesado en mi proceso de comunicación, incluyendo un twitter (@javierruizmed) y un wiki y dejando poco a poco otras formas de comunicación como las redes sociales a las que dedico bastante poco tiempo semanal.
Tras este año de post, lo que quería que fuera una estrategia para dar notoriedad a mi “marca personal” se ha convertido en una forma de expresión que me gusta ejercitar. Espero que os interese al menos otro año más.

martes, 15 de marzo de 2011

El dilema del erizo en la consultoría.

Esta noche he estado viendo una entrevista a Iñaki Gabilondo en la que hablaba del dilema del erizo de Schopenhauer.
Esta teoría relata cómo los erizos si quieren estar lo suficientemente cerca en invierno para poder calentarse mútuamente y no morir de frío, pero lo suficientemente alejados como para no pincharse entre ellos tienen que aprender a medir muy bien las distancias.
En los proyectos de consultoría los equipos de trabajo debemos estar lo suficientemente cerca como para comprender la problemática del cliente y ayudarle. Si nos acercamos demasiado, perdemos la perspectiva y en vez de suponer una ayuda somos un lastre a la solución.
Una de las grandes habilidades del consultor de proyectos es precisamente mantener el equilibrio en la distancia. Ni lo suficientemente lejos como para no comprender la problemática, ni demasiado cerca como para no tener una visión alternativa a la del cliente.

martes, 8 de marzo de 2011

Vacaciones de carnaval

El consultor cierra el cartapacio y lo archiva hasta el próximo día 14 para cambiarlo por unos pantalones cortos, una cámara, y la camisa hawaiana. ¡Nos vamos a Lanzarote!

jueves, 3 de marzo de 2011

2012. La e-Administración al ciudadano

Nuevo informe de la AEC sobre Administración Electrónica. Como siempre, felicitar a la asociación de empresas de consultoría por el esfuerzo y el trabajo de publicar informes de utilidad para el sector.
El informe tiene prólogo del Presidente del Gobierno y consta de un conjunto de experiencias en Administración Electrónica de distintas Comunidades Autonomas.
El informe sobre e-Administración lo podéis descargar de aquí.
Respecto a el conjunto de casos de éxito, una pequeña reflexión constructiva, ya que conozco lo que hay detrás de algunas de las Comunidades Autónomas que aparecen y a alguno de los que escriben: El día que seamos sinceros con nosotros mismos y con el camino andado, podremos avanzar todos mucho más rápido hacia el futuro.

martes, 1 de marzo de 2011

Tendencias en la consultoría. SaS

wikipedia
Nueva línea de artículos que pretenden un hilo argumental.
Mi intención con todos los post etiquetados como "tendencias" es  explorar los caminos que está tomando el negocio de la consultoría para que todos podamos entender un poco mejor lo que estamos haciendo en nuestro día a día.
He comenzado con una tendencia que lleva  más de dos años encabezando todos los ranking de consultoría tecnológica; el "cloud computing" o "la nube" como ya le llama todo el mundo.
Supone el último grado de externalización de nuestra actividad. Los datos que usamos ya no se encuentran alojados en nuestros sistemas de información. Contratamos un servicio para almacenarlos en sistemas de terceros que aportan una serie de beneficios -reducción de costes, mejor accesibilidad, mayor seguridad, etc- y que cobran por su utilización.
Dentro de esta tendencia se encuentra el diseño de aplicaciones definido como SaS (software as a service) que es un modelo de negocio intimamente relacionado con la tecnología en el que se cobra por la utilización de dichos sistemas.
En este modelo podemos encontrar muchos servicios que posiblemente utilicemos en nuestra vida (dropbox, evernote, toodledo, flickr) y otros que están orientados a las empresas que comienzan a tener cierta influencia en cómo piensan las compañías (Google apps, Yammer, box.net).
A las empresas ya no les es suficiente tener los datos organizados, ahora quieren tenerlos accesibles con un coste reducido y este modelo de negocio permite especializar el servicio reduciendo el coste unitario de la prestación hasta límites que ningún servicio de IT interno de la compañía puede prestar.
El volumen de negocio se incrementa en este área como la espuma y comienza a existir una filosofía de pago por servicio que antes no existía cuando los clientes pensaban en Internet -antes, todos nos dirigíamos a la red para buscar ofertas con precios más bajos o gratuítos, ahora este modelo de negocio nos ha enseñado a buscar productos de calidad que se adapten a nuestras necesidades-.
La batalla entre los departamentos de IT de las empresas y las empresas que ofrecen servicios SaS ha comenzado. De momento, la gran mayoría de los expertos da un claro ganador, pero todavía existen reticencias que se irán confirmando o desmintiendo con el tiempo (seguridad de los datos, confidencialidad, aseguramiento del acceso al servicio, etc).