Antes de las reuniones.

 En los proyectos, especialmente en aquellos que son largos, llega un momento que el número de reuniones se acumula. La agenda está tan cargada que uno siente la tentación de ir a las reuniones con las manos en los bolsillos, sin preparar contenidos y a ver qué pasa.
En ese momento es cuando debemos replantear la situación y ver cómo podemos disminuir el número de reuniones, ya que no hay nada peor que acabar una y sentir que hemos ido a perder el tiempo.
Para los consultores hay dos tipos de reuniones. Aquellas que dirigimos y las que vamos de soporte.
En las que dirigimos, el trabajo de preparación de la reunión es bastante grande. Yo para hacer la estimación gruesa calculo que la preparación de la reunión me va a llevar la mitad de lo que está previsto durar la misma.
Puntos a tener en cuenta como organizador.

• El orden del día. Será la herramienta fundamental para guiar la reunión y por tanto debe ser negociado convenientemente con todas las partes para no encontrarse sorpresas.
• La documentación previa. Cuanto más precisa sea la información que enviemos antes de la reunión para prepararla, más posibilidades hay que los asistentes no se pierdan en divagaciones y decidan sobre los temas de la agenda. Es importante que llegue a los asistentes un par de días antes como mínimo para que todos tengan la oportunidad de leerla y hacer especial hincapié en que la revisen (en caso que no lo recordéis, que sepáis que muchos de los asistentes os dirán que no han tenido tiempo de verla).
• Los asistentes. Por favor, intentemos evitar las invitaciones "de cortesía". Si alguien tiene que estar informado, se le puede mandar el acta sin problema. Las reuniones son para tomar decisiones. Intentemos que el número de asistente no sea mayor de seis y comprobaréis como se pueden dirigir de una manera más cómoda.
• El lugar de encuentro. Tened en cuenta la procedencia de los distintos asistentes para que no sea especialmente difícil a ninguno llegar. Además es recomendable todo aquello que se puede suponer como lógico; un espacio bien ventilado, con sillas cómodas, espacio para cada asistente para tomar notas y material de soporte necesario (proyector, pantallas, etc).
• Fecha y hora. Aquí hay verdaderas teorías sobre el asunto y depende del sector, las fechas y las horas se modifican. Por su propio peso, nadie pondría una reunión por la tarde para un proyecto de Administración Pública ni organizaría una reunión de seguimiento durante la Feria de Abril en Sevilla. Algunas pistas:
  
  • No os recomiendo hacer reuniones ni el lunes a primera hora ni el viernes a última. A primera hora de la mañana todo el mundo llega enfadado a la reunión porque va con prisas para llegar a la misma.
    
  • Si hay varias reuniones en una semana y participan las mismas personas intenta agruparlas y convocar al resto en función de la temática.
    
  • Si hay varias reuniones y no puedes evitar que sean el mismo día, ten la picardía de ponerla con media hora de separación y además, avisar al principio de la primera que el tiempo es limitado porque hay otra.
    

Próximo post. Cómo hacer una reunión y sobrevivir a la experiencia.

Video corto para la definición de Opendata.

Me ha gustado y para todos aquellos que trabajamos para la administración será en muy poco tiempo fuente de proyectos.

Reuniones. Cuándo debemos organizarlas.

Las reuniones en consultoría y en otras muchas profesiones consumen una buena parte de la jornada laboral hasta el punto de ocupar prácticamente la totalidad de la misma. Yo me he encontrado en cientos de ocasiones a las siete de la tarde sentado tras la última reunión y diciendo “y ahora, a trabajar”.
Hay cientos de artículos relacionados con cómo deberían ser las reuniones eficaces y aún así, no logramos reducir el tiempo que dedicamos a esta labor de coordinación.
La premisa fundamental es realizar todas las actuaciones necesarias para evitar la reunión si no es imprescindible. Las razones son las siguientes:

• Las reuniones son devoradores de tiempo. Normalmente hay que estar antes de la hora e implican un traslados a otro espacio (incluso entre ciudades) y no terminan cuando la gente se levanta sino cuando terminas de validar el acta. Eso quiere decir que una reunión de una hora pueden ser cuatro o cinco de trabajo.
• Las reuniones son fuente de inspiración para “trabajos inesperados” (marrones) fuera de cualquier planificación. Es un momento delicado donde se discute qué actividades entran dentro de la planificación y cuáles no.
• Son un espacio perfecto para  cometer un error frente a muchas personas, y reportan beneficios limitados.

En principio vamos  a delimitar de qué tipo de reuniones vamos a hablar.
Una reunión es -o debería ser- un espacio de intercambio de opiniones para la toma de decisiones.

• Se diferencia de un grupo de trabajo, que también se reúne, en que el proceso de documentación y creación de alternativas se realiza fuera de ese espacio.
• Se diferencia de una sesión de formación en que el intercambio de ideas es sobre posturas u opiniones ya formadas y que nadie va a aprender sino a decidir.
• Se diferencia de una presentación comercial en que el valor de las decisiones es igual entre partes encontradas -esto es más discutible, pero debería ser-.

Este primer post lo voy a dedicar a cuándo es idóneo -y cuándo no- organizar una reunión y en próximas fechas iremos hablando de cada uno de los aspectos de las reuniones.
Si queremos comunicar un aspecto determinado de nuestra labor o un documento, podemos enviar la información mediante correo electrónico (o cual otro formato) dando por entregada la misma. -UNA REUNIÓN MENOS-.
Si sobre el documento puede haber una revisión con correcciones y no te quieres volver loco con “las aportaciones” de todo el mundo, buscan el actor clave de la revisión y mándaselo a él. -OTRA REUNIÓN MENOS-.
Si tienes que recabar información, manda las preguntas por adelantado para que esté preparado y te pueda contestar en el momento. Así no hay que organizar otra reunión -UNA MENOS EN LA CUENTA-.
Si por último no puedes evitar montar la reunión, cierra la agenda de la misma con los temas y no dejes que se escapen temas ni que la gente divague- Y ESTO TE QUITARÁ UN MONTÓN DE REUNIONES-.
Organiza las reuniones que necesites e intenta concentrarlas en algunos días de la semana para poder concentrarte en la realización del proyecto el resto del tiempo. Recuerda que las reuniones son una tarea de gestión y que el tiempo invertido en las mismas no es un valor que se pueda presentar al cliente como trabajo realizado.

El valor del expurgo

Durante años he mantenido que el valor de un consultor corresponde al disco duro y los proyectos que lleva en él como experiencia. Últimamente, la práctica me ha llevado a pensar que el valor se ve claramente en la calidad de lo que lleva en su disco y no en la cantidad de información.
Si sois consultores habréis visto como pasamos la información de los proyectos de ordenador a ordenador sin filtro y al final terminamos con muchos gigas de información prácticamente inservible ya que somos incapaces de realizar una búsqueda de la información precisa.
Los más ordenados todos los años montan un CD y hacen una copia de los documentos de los proyectos del año.
Los menos ordenados (como yo) encontramos algunas fotos para las presentaciones del principio de nuestras carreras que muestran a ejecutivos con teléfonos móviles de 1985.
Una buena forma de terminar los proyectos es realizar “expurgo” de todos aquellos materiales que no van a servirnos. Tener cinco versiones del mismo documento no tiene sentido y todos aquellos directorios que hemos determinado como temporales, pueden eliminarse.
En aquellos proyectos que se ha tenido que preparar un CD con la documentación del proyecto, los consultores casi nunca tenemos en cuenta que aunque al cliente se le entregue en formatos no modificables -como .pdf- a nosotros en un futuro nos va a venir bien mantener los formatos editables y por tanto, no tiene sentido guardar los ficheros “entregables”.
Por último, guardar documentos de la gestión del proyecto no tiene sentido en tanto no sirva de plantillas para otro o tengamos que guardarlo por alguna necesidad legal. Os puedo asegurar que todavía guardo algún acta de proyectos de 2002 en las que no entiendo nada y no se quien era quién.
Por tanto, os recomendo que montéis la estructura de directorios, tal y como os comenté hace unos días, orientada a realizar una limpieza fácil de ficheros. Os puse un ejemplo que espero que os sirva de ayuda.
Revisad la documentación y aquello que os sirva de manera genérica (imágenes, logos, plantillas, etc) guardadlo en un ámbito fuera del proyecto para tenerlo identificado y disponible desde cualquier parte. En mi caso utilizo Evernote para este tipo de información.
Como prueba final para que veáis la cantidad de documentos sin sentido que guardáis en el disco os reto a que abráis un proyecto de hace tres o cuatro años y releáis algunos documentos al azar a ver si consideráis que os sirve de algo en el momento presente.
Mantener la documentación que realmente aporta valor requiere poco esfuerzo si se hacer de forma periódica y ayuda a disponer de la información oportuna en el momento.

Nomenclatura de los documentos.

Los consultores tenemos la obsesión de hacer nomenclaturas de documentos de lo más variopintas y complicadas de entender. Normalmente los diez primeros documentos llevan la nomenclatura diseñada y el resto, se utiliza el “guardar como” con la esperanza de no tener que renombrar mucho en el título.
Los documentos de los proyectos suelen tener un aspecto parecido a este:

25022011_ACT_tor_Men_solcatman. V.00.00r.pdf

Esto lleva a que nos comamos rápidamente los 256 caracteres que permite Windows a la hora de crear rutas hacia los documentos y que a los tres meses de redactarlo, tengas que abrirlo para saber qué contiene.
Los únicos aspectos que se deben cuidar al realizar una nomenclatura para los proyectos son los siguientes:

• que identifique claramente al documento (si además puedes dar algo de información, perfecto).
• que permita encontrarlo con facilidad.

Para cumplir el primer punto se puede realizar de una manera muy sencilla: describe el documento como en los siguientes ejemplos.

• acta_reunion_seguimiento.pdf
• analisis_funcional_SistemaH.doc
• analisis_situacion_actual.doc

Como veréis, elimino las tildes para evitar problemas con los sistemas.
La segunda parte del primer punto la cubro con los metadatos. Los metadatos de los documentos son los datos que aparecen en las propiedades del mismo. Allí puedes decir la fecha de la reunión, la versión del documento, el estado del documento (si es borrador o documento definitivo) y añadir todos los comentarios que quieras.
Es mucho mejor que el nombre del documento sea más sencillo y que los metadatos estén bien cumplimentados.
Los metadatos se pueden añadir desde los procesadores de texto, buscad la opción en “propiedades del documento” y podéis cumplimentar metadatos básicos pulsando el botón derecho sobre el icono y seleccionando “propiedades”. Los .pdf también guardan metadatos.
Lo importante es la definición de los metadatos en la plantilla. Tenéis que llegar al acuerdo de cuál es la información necesaria de los documentos de vuestro proyecto.
Para el segundo punto, que el documento se pueda encontrar con facilidad, tener los metadatos de los documentos bien cumplimentado funciona mucho mejor que poner mucha información en el nombre del fichero. Los buscadores de tu sistema operativo reconocen y leen los metadatos mucho mejor que los nombres de los ficheros (porque normalmente son ACT_REU_SEG y no son capaces de identificar que corresponde a una reunión de seguimiento).
Si contáis con un gestor documental, considerad que la parte del versionado y el ciclo de aprobación del documento están controlados por la herramienta. No pongáis versión del documento cuando se controla de forma externa ya que lo más sencillo es que os hagáis un lío con las versiones.
Como os he comentado en alguna ocasión, gran parte de nuestro trabajo es manejar grandes cantidades de información y tenemos que explorar todas las posibilidades que dan los sistemas de ofimática para sistematizar y para ello hay que invertir tiempo en aprender cómo funcionan las herramientas.

La productividad no es sólo una actitud

El otro día leí un tweet que me pareció fantástico: "experto es aquel que comente menos errores". Creo que es una de las mejores definiciones que he encontrado de experto -hoy en día está más de moda decir gurú-. Siento no poder citar la fuente, pero mi memoria es frágil.
En relación a la productividad, hay dos elementos relevantes respecto a los demás para aumentarla. Por una parte, el compromiso y por otra, las capacidades o el conocimiento sobre el puesto de desempeño.
El compromiso es una actitud que en el momento que utilizamos nuestra fuerza de voluntad se adopta de manera inmediata (aunque cueste mantenerlo en el tiempo). Nos mostramos comprometidos con nuestro puesto y con nuestros compañeros y esto hace que hagamos todo lo que podemos por realizar nuestra tarea lo mejor posible.
Pero el compromiso no siempre es suficiente -y en este país se sobrevalora-. Que una persona haga todo lo que puede hacer en su puesto de trabajo no supone que sea la persona más indicada para el mismo. Para ello, debe existir un conocimiento profundo sobre las actividades que desempeña.
Conocer las herramientas con las que se trabaja, la metodología, el ambiente laboral, los clientes, los proveedores, las instalaciones, etc son elementos que realmente aumentan la productividad de una persona.
No perder tiempo arreglando errores ni revisando el trabajo del equipo es una de las claves en el trabajo en equipo. Si alguien no cumple, se le informa que aspectos en su formación o capacidades debe mejorar. Si esto no cambia, igual debemos cambiar a la persona de puesto.
Lleva una gran inversión de tiempo adquirir conocimiento y, sobretodo, en temas profesionales suele ser caro. No siempre las compañías se prestan a facilitar adquirir el conocimiento -especialmente en épocas de crisis- y es responsabilidad del trabajador -en este caso, del consultor- liderar su destino profesional e invertir en su futuro.
La mayor parte de las empresas que conozco, cuando un trabajador les plantea realizar formación relacionada con su puesto de trabajo, le facilitan el camino prestando ayudas económicas o en horas para que puedan realizar el curso. Que no os tiemble el pulso a la hora de pedir en este terreno.
Llegar a ser un experto en las tareas que ejecutamos proyectos es una de las claves para aumentar nuestra productividad y la del resto del equipo. Os animo a que, con este nuevo año, os planteeis un par de formaciones que mejoren vuestras capacidades para el puesto.

Las plantillas de los documentos.

La semana pasada dimos un repaso a la forma de ordenar los directorios para trabajar en equipo. Esta semana vamos a ver cómo es la mejor forma de trabajar con documentos.
La opción “guardar como..” es una de los mayores problemas que tenemos en las empresas consultoras. Todos intentamos reutilizar de proyectos anteriores la documentación y tras dos o tres reutilizaciones, nuestros documentos contienen errores e imprecisiones que terminamos “solventando” tratando al procesador de texto como si fuera una antigua máquina de escribir (dando formato con espacios, tabulaciones, interlineados que no se muestran iguales, etc).
Definir una plantilla no es un trabajo sencillo, pero permite ahorrar mucho tiempo y reutilizar documentación en múltiples proyectos de una manera bastante segura.
Las plantillas son documentos maestros que originan ficheros con una serie de formatos y peculiaridades. Por simplificar vamos a tratar sólo las plantillas de Office y vamos a poner un ejemplo de Word, pero podríamos hablar de cómo definir plantillas en Excel, Powerpoint e incluso Outlook para generar correos standard.
Si vamos a trabajar un documento desde 0, lo primero que os recomiendo es que lo dibujéis. Coged un folio y situad los distintos elementos que consideréis necesarios en la hoja en blanco. Esto os permitirá tener una visión del conjunto de elementos necesarios para el diseño.
En el caso que trabajéis con documentos de proyectos anteriores, trabajad directamente en el diseño y cuando tengáis el trabajo finalizado, elegid la opción “guardar como…” y si es en word 97-2003 será .dot, si la plantilla es en formato 2007 será .docx. Siempre elegid el formato que tiene vuestro cliente como versión corporativa (os ahorrará muchos disgustos).
Cabecera y el pie.
Las cabeceras y pies de los documentos son el elemento estándar que aporta profesionalidad al documento. Una vez que aparecieron las impresoras láser, el papel preimpreso desapareció de las oficinas y el diseño de la cabecera y el pie tomó un plano relevante.
Las cabeceras y pies se definen por secciones del documento. Por defecto, Word “arrastra” las cabeceras de la versión anterior, pero puedes desvincular las cabeceras y montarlas por sección.

*Truco: Una costumbre que tengo es insertar una tabla tanto en la cabecera como el pie con una fila y varias columnas (tantas como elementos quiero introducir). Esto me permite insertar en cada celda los elementos que cosiere (gráficos, textos, etc) y que estos nunca se muevan. Para que no se vea la tabla simplemente hay que seleccionar la tabla y marcar el botón “sin bordes”.

*Truco 2 y definitivo. Normalmente, tanto las tablas como los pies son iguales en todos los documentos de un proyecto. Word permite guardar estas partes del documento de forma independiente como si fueran plantillas de cabecera y de pie e insertarla en todas las plantillas del proyecto. Esta operación os ahorrará horas copiando y pegando y recolocando elementos o repasando todas las plantillas cuando introducís algún elemento nuevo.

Texto.
Todo el mundo comenta lo feos que son los estilos de Word -no puedo estar más con esa opinión- pero la contrapartida es diseñar un estilo propio para cada tipo de título. Esto además de ser tedioso, para alguien que trabaja principalmente con el contenido y no con el formato, es una pérdida de tiempo. Mi recomendación es elegir alguno de los tipos de estilos que vienen definidos eligiendo el que más os convenza. Lo importante es usar los estilos y no poner tipos propios copiando el formato de unos a otros.

Una vez elegido el estilo de la plantilla, podéis comenzar a introducir las distintas secciones que va a tener el documento y definiendo los títulos de cada apartado
Recordad dejar un salto y comprobando que la siguiente línea siempre ha cogido el estilo “cuerpo de texto” para que se pueda escribir sin resaltar el contenido.
*truco: los tipos de letra. Que sean claros y sencillos. Mi favorito es Arial. Es muy importante que el tipo de letra lo admitan las impresoras del cliente (si elegís un tipo de letra “extraño” le aparecerá una letra estándar que puede cargarse todo el formato del documento)
*Truco: marcad la opción de visualizar el mapa del documento para ver en la parte izquierda los apartados y la jerarquía de los títulos. Os ayudará mucho en el diseño del documento.

*Truco definitivo. El mapa del documento os permite cuando estéis con la redacción de un documento mover secciones enteras para cambiarles el orden simplemente arrastrando el elemento que queráis modificar a una nueva posición. Se mueve el título y toda la información que viene bajo el epígrafe.
Interlineados, párrafos, sangrías, etc.
Elementos secundarios pero que os pueden hacer perder mucho tiempo si tenéis que repasarlos en cada documento. Mi recomendación es que dejéis los de la plantilla que viene como estándar en el Word -normal.dot-. En caso que queráis modificar alguno de estos apartados, tendréis que vigilar la coherencia entre las distintas secciones. Un documento que tiene distintos interlineados y párrafos claramente ha sido copiado de otra parte y da muy mala sensación.
Cuando terminamos el diseño, hacemos un “guardar como…” en el formato de plantilla que queramos. Office trae un directorio propio para guardar plantillas que permitirá recuperarlas de manera automática cuando pulsáis nuevo documento y os abre el navegador de plantillas.
Si tenéis alguna pregunta o duda, poned un comentario e intentaré resolverla lo mejor posible.

Organizar la documentación en los proyectos.

El otro día leí un magnifico post -siento no recordar la fuente para citarlo- que comparaba la organización en una biblioteca con la organización de las estrellas. Aunque la biblioteca tenga los estantes en riguroso orden por géneros y orden alfabético de las obras y autores, las estrellas, a pesar de su aspecto caótico, tienen un orden y sólo hay que conocer las reglas para entenderlo. Me pareció una imagen mental preciosa, pero de poca utilidad en los proyectos con varias personas.
Todos en nuestra vida tenemos nuestra organización y la consideramos -normalmente- suficiente para sobrevivir. Pero ¿qué pasa cuando un tercero necesita encontrar algo?. Normalmente nos pregunta porque es incapaz de encontrarlo.
Esto en la vida privada puede llevar a tensiones en la pareja, pero en un proyecto de consultoría puede ser un verdadero desastre, especialmente cuando varias personas trabajan en aspectos comunes del proyecto.
La solución rápida que normalmente se da es acotar los directorios por las responsabilidades que tiene cada miembro del equipo y aquí cada uno monta su reino de Taifas. Comenzamos a hacer a la gente indispensable -ya que sólo ellos saben como está organizado- y a tener problemas con la documentación del proyecto.
La otra opción, más larga y costosa, es desarrollar una estructura estándar en los proyectos que permita compartir la información. Todo el mundo sabe dónde meter la información porque hay un documento que explica qué información se debe meter en cada lugar.
Un ejemplo que se puede usar para almacenar la información puede ser el siguiente:

• Proyecto
• Documentación proporcionada por el cliente
• Documentación interna
• Gestión del proyecto
• Plan de proyecto
• Normas de gestión
• Seguimiento del proyecto
• Entregables
• Registro de cambios
• Registro de incidencias
• Inventarios
• Otros

Esta estructura compartida en un directorio puede servir a cualquier equipo para almacenar y gestionar la información del proyecto (otro día hablaré de las nomenclaturas de los documentos y de los ciclos de validación de los documentos antes de tomarlos como definitivos en los proyectos).
Cuando los proyectos son muy grandes o tienen vocación de larga duración en el tiempo recomiendo encarecidamente utilizar un gestor documental. En cualquier caso, aunque el gestor de soporte a determinadas operaciones con los documentos -creación de versiones automáticas, copias de respaldo, utilización para terceras aplicaciones, control de la validación de la documentación, etc-, la definición de la estructura continua siendo necesaria (excepto que el cliente ya lo tenga definido) así que necesitaréis reflexionar sobre cómo vais a organizar los directorios.

Temporada 2011-2012

Tras el descanso estival llegamos al duro septiembre con las pilas cargadas.
Este año, la propuesta es realizar post con menos opinión pero incluyendo más información para los consultores de proyectos.
Para empezar de una manera simpática vamos a comenzar poco a poco.
La flecha es uno de los símbolos que más utiliza un consultor a lo largo de su vida profesional, ya sea en las presentaciones para demostrar avances o conexiones, ya sea conectando elementos o definiendo el sentido de frases y figuras.
He localizado un vídeo en el que se muestra una flecha de una manera que jamás sabría usar un consultor. Desde el punto de vista de la flecha.
Vamos a comenzar el curso con dos minutos de relajo para comenzar a trabajar al 100% este año.